Vertaling van visumdocumenten

Daarom komt het verlies dat zich bij visumdossiers het vaakst voordoet niet voort uit een onjuiste vertaling, maar uit een onvolledige of verkeerd vormgegeven vertaling. Dat de datum van de afspraak vastligt terwijl de voorbereidingstijd varieert, vergroot dat risico nog eens.

Welke documenten worden vertaald en welke niet?

Consulaten vragen doorgaans om drie groepen documenten: documenten over identiteit en burgerlijke staat, documenten over inkomen en arbeidssituatie, en documenten waaruit het doel van de reis blijkt. Welke daarvan worden vertaald, verschilt per vertegenwoordiging. Sommige vertegenwoordigingen stellen hun eigen officiële taal als voorwaarde, andere aanvaarden het Engels; weer andere vragen bij cijfermatige stukken zoals een bankafschrift geen vertaling.

Doel van de aanvraag	Belangrijkste documenten	Kritiek punt in de vertaling
Toerisme	Turks uittreksel uit het bevolkingsregister, bankafschrift, hotel- en vluchtreservering	Datumnotatie en letterlijke weergave van de bedragen
Zakelijk	Uitnodigingsbrief, bewijs van bedrijfsactiviteit, Turkse handtekeningcirculaire, Turks belastingcertificaat	Gebruik van de bedrijfsnaam in de schrijfwijze uit het Turkse handelsregister
Studie	Toelatingsbrief, diploma, cijferlijst, bewijs van financiële middelen	Uitleg van de vaknamen en van het cijfersysteem
Gezinshereniging	Turkse huwelijksakte, Turkse geboorteakte, Turks uittreksel uit het bevolkingsregister met vermelding van gebeurtenissen	Volledige weergave van de familierelaties
Werk	Arbeidsovereenkomst, diploma, bewijzen van beroepskwalificatie	Het equivalent van de functietitel en de functieomschrijving in het land van bestemming

De tabel is slechts een kader; de definitieve lijst is altijd het document dat de vertegenwoordiging zelf publiceert. Welk land welke vorm van waarmerking verwacht, vindt u in onze landengids en de details per document in onze documentgids.

De planning van achteren naar voren opbouwen

Bij een visumdossier wordt de planning vanaf de dag van de afspraak terug opgebouwd. De datum van de afspraak ligt vast; het verkrijgen van de documenten, de vertaling en zo nodig de waarmerking moeten vóór die datum rond zijn. De traagste schakel in de keten is meestal niet de vertaling, maar het opvragen van het document bij de instantie: sommige documenten worden dezelfde dag afgegeven, andere vergen een aanvraag.

Het tweede risico is de eis dat documenten recent zijn. Veel vertegenwoordigingen verlangen dat het document van recente datum is. Een Turks uittreksel uit het bevolkingsregister dat te vroeg is opgevraagd, kan op de dag van de afspraak als “oud” gelden. De volgorde is daarom deze: eerst wordt de lijst definitief, dan worden de documenten opgehaald en pas daarna wordt vertaald.

Stappen in het proces

1. De actuele documentenlijst die de vertegenwoordiging publiceert wordt opgesteld en de doeltaal wordt bepaald.
2. De documenten worden stuk voor stuk verzameld; van elk worden de datum en de eis van actualiteit genoteerd.
3. Er wordt aangetekend welk document alleen een vertaling vergt, welk een notariële waarmerking en welk een apostille.
4. De vertalingen worden gemaakt; de schrijfwijze van de namen wordt gelijkgetrokken met de schrijfwijze in Latijnse letters in het paspoort.
5. Het dossier wordt geordend in de volgorde die de vertegenwoordiging verlangt en de koppeling tussen origineel en vertaling wordt gecontroleerd.
6. Laatste controle vóór de afspraak: er wordt gescand op ontbrekende pagina’s, niet-ondertekende documenten en verlopen stukken.

Kwaliteitsborging: schrijfwijze van namen en datumnotatie

Het eerste punt van de kwaliteitscontrole bij visumdossiers is de schrijfwijze van de namen. Hoe namen met Turkse tekens in de doeltaal worden geschreven, is geen willekeurige keuze; de schrijfwijze in het machineleesbare gedeelte van het paspoort is bepalend. Anders kan de medewerker niet vaststellen dat twee documenten van dezelfde persoon zijn.

Het tweede punt is de datumnotatie. De volgorde dag-maand-jaar verschilt naargelang de conventie van de doeltaal, en bij die omzetting is het een reëel risico dat de datum op het brondocument verkeerd wordt gelezen. Het derde punt zijn de bedragen: het valutateken, het scheidingsteken voor duizendtallen en het decimaalteken worden aan de doeltaal aangepast, maar het getal zelf verandert nooit.

Het vierde punt zijn de namen van instanties en functies. De naam van een ministerie, een universiteit of een dienst wordt weergegeven in de officiële anderstalige vorm die die instantie zelf gebruikt, als die bestaat. Een vrije vertaling maakt het de medewerker moeilijker de instantie te herkennen en verlengt de beoordelingstijd van het dossier.

De interne samenhang van het dossier

Een visumdossier is niet één document, maar een verzameling documenten die elkaar ondersteunen. De consulaire medewerker leest de documenten niet afzonderlijk, maar in vergelijking met elkaar. Daarom kan de interne samenhang van het dossier zelfs belangrijker zijn dan de kwaliteit van de afzonderlijke vertalingen.

De gebruikelijke punten waarop het misgaat zijn deze: de data in de uitnodiging komen niet overeen met de data in de vluchtreservering, de periode in de verlofbrief van de werkgever is korter dan de reisduur, en de functietitel op het inkomensbewijs wijkt af van die in de arbeidsovereenkomst. Geen daarvan is een vertaalfout; de vertaalfase is echter het laatste moment waarop deze tegenstrijdigheden kunnen worden opgemerkt.

Een goed vertaalproces meldt die verschillen. Een team dat de documenten als geheel verwerkt, ziet de tegenstrijdigheden in data en namen en kan die aan de aanvrager doorgeven. De documenten stuk voor stuk en op verschillende momenten laten vertalen, neemt die kosteloze controlemogelijkheid weg.

Een extra laag bij studie- en werkdossiers

Bij toeristische aanvragen is de vertaling meestal de laatste stap. Bij studie- en werkaanvragen zit achter de vertaling nog een tweede traject: de erkenning van het diploma in het land van bestemming. Dat traject verloopt los van het visumdossier, vergt een aanvraag bij een andere instantie en duurt meestal veel langer.

Bij deze twee aanvraagtypen moet de planning daarom niet vanaf de visumafspraak maar vanaf de aanvraag tot erkenning terug worden opgebouwd. Worden ook de vakbeschrijvingen gevraagd, dan ligt de te vertalen omvang ver boven die van één diploma en moet de planning daarop worden afgestemd.

Bij werkaanvragen vormen de bewijzen van beroepskwalificatie een apart onderwerp. Bij gereglementeerde beroepen zoals de zorg, de techniek, het recht en het onderwijs geeft de vertaling van het diploma geen recht om het beroep uit te oefenen; de beroepsorganisatie van het land van bestemming voert een afzonderlijk erkenningstraject uit. Het visumdossier komt niet in de plaats van dat traject en is meestal eerder afgerond. Het verschil tussen deze twee trajecten van meet af aan zien, is de voorwaarde voor een realistische planning.

Bij aanvragen voor langdurig verblijf en vestiging loopt het dossier ook na de visumfase door. Na aankomst in het land kunnen voor de verblijfsregistratie, de zorgregistratie, de inschrijving op school en bankzaken nieuwe exemplaren van dezelfde documenten worden gevraagd. Daarom is het bij het samenstellen van een visumdossier een gangbare en verstandige keuze om de exemplaren die na aankomst nodig zijn meteen mee te laten maken.

Wat bepaalt de prijs?

Het eerste element dat de kosten van een visumdossier bepaalt, is het aantal documenten, want elk document vormt een eigen minimumeenheid. Het tweede is de laag van waarmerking: tussen alleen een vertaling en een notarieel gewaarmerkte vertaling zit een aanzienlijk verschil. Het derde is de planning; dossiers waarbij nog maar weinig tijd tot de afspraak rest, gaan naar de werkstroom met voorrang.

Stuurt u uw dossier in één keer, dan wordt de totale prijs dankzij de velden die in de documenten terugkeren beter voorspelbaar dan bij verzending in delen. Voor de actuele marges kunt u de prijzenpagina raadplegen en uw dossier kunt u doorgeven via het offerteformulier.

Veelvoorkomende situaties

• Een van internet gehaalde lijst. Documentenlijsten die op forums worden gedeeld zijn meestal verouderd. De enige betrouwbare bron is de bekendmaking van de vertegenwoordiging zelf.
• Een afgewezen aanvraag herhalen. Bij een tweede aanvraag kan het nodig zijn de documenten opnieuw op te vragen; oude vertalingen kunnen op de datumeis stuklopen.
• Dossiers van begeleiders en kinderen. Voor minderjarigen is de toestemmingsverklaring een apart document en meestal is daarvoor een notarieel gewaarmerkte vertaling nodig.
• Reizen naar meerdere landen. Bij een aanvraag bij meer dan één land houdt elke vertegenwoordiging haar eigen exemplaar; het aantal exemplaren moet vanaf het begin worden ingepland.

Deze tekst geeft het algemene kader; de details verschillen per procedure. Wij raden u aan de geldende praktijk via de officiële bekendmakingen te volgen.