Het proces van de notarieel gewaarmerkte vertaling

Het uitgangspunt is dit onderscheid: de notaris waarmerkt niet de vertaling, maar de handtekening die eronder staat. Die ene zin verklaart waarom het proces deze volgorde volgt en waarom er achteraf geen verbetering meer mogelijk is.

Wie waarmerkt wat?

In de keten liggen drie afzonderlijke verantwoordelijkheden en die komen niet voor elkaar in de plaats. De instantie die het document opmaakt, is verantwoordelijk voor de juistheid van de inhoud. De vertaler is verantwoordelijk voor de overeenstemming van de vertaling met het oorspronkelijke document. De notaris stelt alleen vast dat de handtekening werkelijk van die vertaler is.

Het praktische gevolg van die opzet is dit: de notariële waarmerking is geen kwaliteitskeurmerk. Wat instanties zoeken wanneer zij om een notariële waarmerking vragen, is niet kwaliteit maar de identiteit van de verantwoordelijke. Zij willen dat bij een geschil duidelijk is wie de aanspreekbare partij is.

Het praktische nut van dit inzicht is dit: dat een notariële waarmerking is verkregen, betekent niet dat de vertaling foutloos is. Degene die de controle moet uitvoeren, bent u, want u gaat het document gebruiken. Velden als de schrijfwijze van de naam, de geboortedatum en het documentnummer vóór de waarmerking met eigen ogen lezen is de doeltreffendste kwaliteitsborging.

Wie kan in Türkiye beëdigd vertaler worden?

In Türkiye is de titel van beëdigd vertaler geen staatstitel die met een centraal examen wordt verleend. De vertaler dient bij een notariskantoor een aanvraag in met documenten waaruit blijkt dat hij de betrokken taal beheerst; het Turkse notariskantoor legt die verklaring vast in een proces-verbaal van de eedaflegging en bewaart het voorbeeld van de handtekening in zijn register. Vanaf dat moment wordt de handtekening van de vertaler bij dat notariskantoor erkend.

Dat heeft twee gevolgen. Ten eerste berust de bevoegdheid op de band met het notariskantoor; er bestaat geen enkel centraal register voor het hele land. Ten tweede is de titel geen graad van taalvaardigheid, maar een verklaring van verantwoordelijkheid. De kwaliteit van de vertaling hangt samen met de opleiding en de ervaring van de vertaler; het proces-verbaal van de eedaflegging meet dat niet.

In de praktijk betekent dat het volgende: de aanduiding “Turks beëdigd vertaler” geeft een waarborg voor de ondergrens en zegt niets over de bovengrens. Ervaring met het documenttype, het toepassen van een tweede controle en het consequent gebruiken van vaktermen zijn de dingen die los van de titel moeten worden nagevraagd.

In welke gevallen is een notariële waarmerking niet nodig?

Een notariële waarmerking wordt verkregen omdat een instantie erom vraagt; zij is niet bij elke vertaling automatisch vereist. Voor intern gebruik, de fase van het vooronderzoek, correspondentie ter informatie en handelsbesprekingen wordt meestal geen waarmerking gevraagd. Een overbodige waarmerking kost zowel geld als tijd.

Sommige instanties nemen daarentegen genoegen met alleen een Turkse beëdigde vertaling en schrijven dat uitdrukkelijk. Veel universiteiten en immigratieautoriteiten in het buitenland behoren tot die groep: een verklaring van het bureau en een stempel volstaan. De officiële diensten in Türkiye vragen daarentegen meestal om een notariële waarmerking.

De juiste manier om te beslissen is niet gissen, maar bevestiging vragen. De documentenlijst of de aanvraaghandleiding op de website van de instantie geeft meestal duidelijk antwoord op deze vraag. Is die niet te vinden, dan voorkomt een schriftelijke vraag vooraf een vertraging van enkele dagen.

Fase	Wie doet het	Waar wordt op gelet	Wat gebeurt er als deze wordt overgeslagen
Het document verkrijgen	De aanvrager	Actualiteit, origineel exemplaar, leesbaarheid	In de fase bij de notaris komt het dossier terug
Beslissing over de omvang	De aanvrager en het bureau	Het schriftelijke verzoek van de ontvangende instantie	Er wordt te veel of te weinig waarmerking verkregen
Vertaling	De Turkse beëdigde vertaler	Getallen, namen, data, opmaak	Na de waarmerking is verbetering niet meer mogelijk
Tweede controle	Het bureau	Vergelijking met het origineel	Fouten gaan mee naar het officiële exemplaar
Handtekening en stempel	De vertaler	Volledigheid van de tekst van de verklaring	De notaris kan niet waarmerken
Notariële waarmerking	Het notariskantoor	Overeenstemming van de handtekening met het register	Het document wordt in een officiële procedure niet aanvaard

Het proces stap voor stap

1. Vraag de ontvangende instantie om een schriftelijk verzoek. De zin “het moet notarieel gewaarmerkt zijn” volstaat niet; ook of er daarnaast een apostille nodig is, moet uit datzelfde schrijven blijken.
2. Leg het origineel van het document klaar. Tijdens de handeling bij het notariskantoor wordt verwacht dat het origineel of een gewaarmerkt afschrift wordt overgelegd.
3. Bepaal het aantal exemplaren. Het gewaarmerkte exemplaar blijft bij de instantie waar het wordt ingediend. Dient u bij drie instanties een aanvraag in, vraag dan meteen om drie exemplaren.
4. Laat de vertaling maken. Een vertaler inzetten die het documenttype beheerst, vermindert de behoefte aan verbeteringen achteraf.
5. Voer ook zelf een controle uit. Lees zelf de schrijfwijze van de naam, de geboortedatum, het documentnummer en de plaatsnamen; dat zijn de velden waarin de meeste fouten worden gemaakt.
6. Laat de handeling bij de notaris afronden. De handtekening van de vertaler wordt met het register vergeleken en gewaarmerkt.
7. Ga zo nodig door naar de apostille. Een notarieel gewaarmerkte vertaling geldt als gerechtelijk document en de apostille daarvoor wordt verkregen bij het bevoegde Turkse justitiecommissievoorzitterschap.

Uw eigen controlelijst

• Is mijn naam gelijk aan de schrijfwijze in Latijnse letters in het paspoort?
• Komen de geboortedatum en de geboorteplaats overeen met de gegevens op de identiteitskaart?
• Zijn de documentnummers en de serienummers volledig overgenomen?
• Zijn de zegels, de stempels en de met de hand geschreven aantekeningen in de vertaling vermeld?
• Is het aantal bladzijden gelijk aan dat van het oorspronkelijke document?
• Is de doeltaal juist? Sommige instanties stellen hun eigen officiële taal als voorwaarde.
• Hoeveel exemplaren zijn er nodig?

De meest gemaakte fouten

Na de waarmerking om een verbetering vragen. Dat is de duurste fout in het proces. De waarmerking is aan de handtekening verbonden; zodra de tekst wordt aangeraakt, verliest zij haar geldigheid en wordt de handeling opnieuw verricht. Daarom moet de controle vóór de gang naar de notaris plaatsvinden.

De apostille in de verkeerde volgorde verkrijgen. Een apostille op de vertaling laten zetten terwijl die op het oorspronkelijke document moet komen, of andersom, leidt tot afwijzing van het dossier. Wat de volgorde bepaalt, is het verzoek van de ontvangende instantie.

Een onvolledige keten bij een buitenlands document. Om een in het buitenland opgemaakt document in Türkiye te kunnen gebruiken, moet het in het eigen land zijn gewaarmerkt. Een notaris in Türkiye waarmerkt niet de bevoegdheid van een buitenlandse autoriteit.

Met één exemplaar bij meerdere instanties een aanvraag indienen. De instantie geeft het exemplaar niet terug. Wordt het aantal exemplaren niet vooraf gepland, dan wordt het proces een tweede keer doorlopen.

De verkeerde doeltaal kiezen. Sommige landen hebben meer dan één officiële taal en welke taal wordt gevraagd, verschilt per regio waar de aanvraag wordt ingediend. Een vertaling in de verkeerde taal wordt meteen afgewezen, ook al is zij technisch foutloos.

De eis dat het document recent is over het hoofd zien. Veel instanties verlangen dat het document van recente datum is. Dat de vertaling nieuw is, maakt dat niet goed; waarnaar wordt gekeken, is de datum waarop het document is opgemaakt.

Hoelang is een notarieel gewaarmerkte vertaling geldig?

De gewaarmerkte vertaling zelf heeft geen houdbaarheidsdatum. Instanties kijken echter naar de datum waarop het document is opgemaakt. Daarom kan een vertaling van een Turks uittreksel uit het bevolkingsregister die een jaar geleden is gewaarmerkt, worden geweigerd, ook al is de vertaling foutloos; gevraagd wordt de vertaling van een actueel document.

Bij documenten waarvan de datum niet verandert, zoals een diploma, ligt dat anders. De gewaarmerkte vertaling van een diploma kan ook jaren later worden gebruikt, want de inhoud van het document verandert niet. Het onderscheid maakt u eenvoudig zo: geeft het document een momentopname weer of legt het een blijvend feit vast?

Documenten die een momentopname weergeven (het Turkse uittreksel uit het bevolkingsregister, het Turkse uittreksel uit het strafregister, het bewijs van woonadres, het banksaldo) moeten worden vernieuwd. Documenten die een blijvend feit vastleggen (het diploma, de Turkse geboorteakte, de rechterlijke uitspraak) worden meestal niet vernieuwd. Dat onderscheid vermindert de kosten van onnodige herhaling aanzienlijk.

Voorbereiding die het proces versnelt

• Leg het schriftelijke verzoek van de ontvangende instantie boven op het dossier; bij elke stap wordt daarnaar gekeken.
• Breng de originelen van de documenten fysiek bij elkaar; documenten die in verschillende steden liggen, bepalen de planning.
• Noteer de vorm waarin uw naam in uw paspoort is geschreven en geef die door aan het vertaalteam.
• Bepaal bij hoeveel instanties u een aanvraag indient en stem het aantal exemplaren daarop af.
• Vraag vooraf of er een apostille nodig is; een stap die later wordt toegevoegd, verstoort de planning.
• Lees de eerste versie van de vertaling vóór de waarmerking; alleen in die fase is verbetering kosteloos.

Hoe zit het met de kosten?

Er zijn twee afzonderlijke posten. Het bedrag voor de vertaaldienst is een prijs die het bureau vaststelt en verschilt naar omvang, talencombinatie en documenttype. Het tarief van het notariskantoor valt daarentegen onder een officieel tarief; het verschilt niet van notariskantoor tot notariskantoor en is niet in de prijsstelling van het bureau begrepen.

Wanneer dit onderscheid duidelijk is, verliest de vraag “welke notaris is goedkoper” haar betekenis. Het enige dat moet worden vergeleken, is de omvang aan de kant van de vertaling: is er een tweede controle, is het aantal exemplaren inbegrepen, wat is de levertijd. Hoe de post vertaling wordt berekend, leggen wij uit op de prijzenpagina, en bij welke documenten een waarmerking nodig is in de documentengids. Uw dossier kunt u via het offerteformulier aan ons doorgeven.

De onderstaande uiteenzetting vat de gebruikelijke praktijk samen; de praktijk van de instantie kan verschillen. Laat de bijzonderheden bevestigen door de instantie waar u de stukken indient.