Geapostilleerde vertaling

Een geapostilleerde vertaling is de combinatie van twee handelingen: het document wordt in de doeltaal vertaald en de keten wordt met de apostille afgesloten. In welke volgorde die twee worden uitgevoerd, is het meest kritieke punt van het proces en tegelijk het punt waar de meeste fouten worden gemaakt.

Eerst de vertaling of eerst de apostille?

Er is niet één juist antwoord; het antwoord hangt af van de bestemming van het document. Er zijn twee basisscenario’s. In het eerste wordt de apostille op het originele document geplaatst en wordt het geapostilleerde document daarna in zijn geheel vertaald; deze weg wordt gevolgd als het land van bestemming zowel het document als de verklaring in de eigen taal wil zien. In het tweede wordt eerst een notarieel gewaarmerkte vertaling gemaakt en wordt de apostille op die waarmerking geplaatst; deze weg geldt wanneer het land van bestemming de in Türkiye gemaakte vertaling gewaarmerkt wil zien.

Sommige landen stellen als voorwaarde dat de vertaling op hun eigen grondgebied wordt gemaakt door een vertaler die zij zelf hebben aangewezen. In dat geval wordt in Türkiye alleen het originele document geapostilleerd en laat u de vertaling in het land van bestemming maken. Bij landen met een eigen stelsel van officiële vertalers, zoals Duitsland, Frankrijk en Spanje, is die kans groter. De verschillen tussen de stelsels van land tot land hebben wij verzameld in onze landengids.

Welke instantie geeft de apostille af?

In Türkiye ligt de bevoegdheid om een apostille af te geven niet bij één instantie; welke instantie bevoegd is, hangt af van het soort document. Voor administratieve documenten zijn dat het Turkse provinciebestuur en de Turkse districtsbesturen, voor gerechtelijke documenten de Turkse justitiecommissievoorzitterschappen in de centra waar een Turkse rechtbank voor zware strafzaken zetelt. Naar de verkeerde instantie gaan betekent een vertraging die dagen kan duren.

Documentsoort	Categorie	Bevoegde instantie
Turks uittreksel uit het bevolkingsregister, Turkse geboorteakte en huwelijksakte	Administratief	Turks provinciebestuur / districtsbestuur
Diploma en cijferlijst	Administratief	Turks provinciebestuur / districtsbestuur
Rechterlijke uitspraak, Turks uittreksel uit het strafregister	Gerechtelijk	Turks justitiecommissievoorzitterschap
Notarieel gewaarmerkte volmacht of vertaling	Gerechtelijk	Turks justitiecommissievoorzitterschap
Documenten uit het Turkse handelsregister	Administratief	Turks provinciebestuur / districtsbestuur

In de regel wordt de apostille aangevraagd bij de bevoegde instantie van de provincie waar het document is opgemaakt. Bestaat een dossier uit documenten die in verschillende steden zijn opgemaakt, dan lopen ook de apostilleprocedures in meer dan één provincie. In welke steden wij procedures uitvoeren, ziet u op de provinciepagina.

Landen die niet bij het apostillestelsel zijn aangesloten

Is het land van bestemming geen partij bij het verdrag, dan heeft een apostille geen nut; in plaats daarvan wordt de legalisatieketen doorlopen. Die keten bestaat doorgaans uit de notariële waarmerking, vervolgens de goedkeuring van het betrokken ministerie en ten slotte de legalisatie door de vertegenwoordiging van het land van bestemming in Türkiye. De keten duurt langer en is afhankelijk van de eigen afsprakenagenda van die vertegenwoordiging.

Het lidmaatschap ligt niet vast: de afgelopen jaren zijn veel landen tot het verdrag toegetreden en bij sommige verkeert de toepassing in een overgangsfase. Daarom moet u vóór de start van de procedure de actuele situatie van het land van bestemming bevestigen aan de hand van de officiële lijst van verdragsstaten. Ook wij geven die waarschuwing op onze landenpagina’s altijd mee.

Kwaliteitsborging: ook de verklaring zelf is een vertaling

De apostille bestaat uit genummerde standaardvelden en de opschriften van die velden zijn in de verdragstekst vastgelegd. Wordt de verklaring vertaald, dan moet die standaardstructuur behouden blijven, moeten de veldnummers op hun plaats blijven en moet de naam van de afgevende instantie in de officiële schrijfwijze worden weergegeven. Een vrije vertaling kan ertoe leiden dat de verklaring bij de ontvangende instantie niet wordt herkend.

Het tweede controlepunt is dat de fysieke band tussen het document en de verklaring intact blijft. De pagina’s van een geapostilleerd document mogen niet van elkaar worden losgemaakt en er mag niets aan worden toegevoegd. Wordt de vertaling er later aan gehecht, dan moet duidelijk zichtbaar zijn aan welk exemplaar zij is verbonden.

Wat bevestigt een apostille niet?

De meeste verkeerde verwachtingen rond de apostille komen voort uit een overschatting van de reikwijdte van de verklaring. Een apostille zegt niet dat de inhoud van het document juist is. Dat een diploma is geapostilleerd, betekent evenmin dat dat diploma in het land van bestemming geldig wordt geacht; erkenning van gelijkwaardigheid en erkenning zijn een volledig apart traject dat door een andere instantie wordt uitgevoerd.

Evenmin geeft een apostille enige waarborg over de juistheid van de vertaling. Een apostille die op een notarieel gewaarmerkte vertaling wordt geplaatst, bevestigt uitsluitend de bevoegdheid van de notaris. Voor de kwaliteit van de vertaling blijft de vertaler verantwoordelijk. Weten dat deze drie lagen (inhoud, vertaling, bevoegdheid) elk een eigen verantwoordelijkheid dragen, laat u vooraf zien waar een dossier kan vastlopen.

De derde verkeerde verwachting betreft de snelheid. Een apostille verkort de legalisatieketen, maar zet het proces niet op nul; het verkrijgen van het document, de vertaling en zo nodig de voorafgaande waarmerking vragen nog steeds hun eigen tijd. De traagste schakel in de keten is meestal niet de apostille, maar het opvragen van het document bij de instantie.

Buitenlandse documenten voor gebruik in Türkiye

Het proces werkt ook in omgekeerde richting. Om een in het buitenland opgemaakt document in Türkiye te kunnen gebruiken, wordt verwacht dat het in het eigen land is geapostilleerd. Een notariskantoor of provinciebestuur in Türkiye bevestigt de bevoegdheid van een buitenlandse instantie niet; daarom wordt de eerste schakel van de keten altijd gelegd in het land waar het document is opgemaakt.

Zodra het geapostilleerde buitenlandse document Türkiye bereikt, worden zowel het document als de verklaring in het Turks vertaald en wordt de vertaling zo nodig notarieel gewaarmerkt. Een veelgemaakte fout is dat alleen het document wordt vertaald en de apostille onvertaald blijft; in dat geval kan het dossier als onvolledig worden beschouwd.

Is het land van bestemming geen partij bij het verdrag, dan wordt ook voor een document dat naar Türkiye komt de legalisatieketen doorlopen: de goedkeuring van de bevoegde instantie in het land van het document zelf, gevolgd door de legalisatie door de vertegenwoordiging van Türkiye in dat land. Omdat deze weg langer duurt, moet zij worden gestart voordat de reis wordt gepland.

Een tweede veelvoorkomend probleem bij buitenlandse documenten is dat er in Türkiye geen tegenhanger van bestaat. Een registratievorm die eigen is aan een ander land kan een documentnaam dragen waarvoor in het Turks geen letterlijk equivalent bestaat. De juiste aanpak is dan de documentnaam beschrijvend weer te geven en de naam in de brontaal ook in de vertaling te behouden; koppelen aan een plaatselijke documentnaam levert een gelijkwaardigheidsclaim op die niet bestaat.

Wat bepaalt de prijs?

De officiële post die voor de apostille zelf wordt betaald en het honorarium voor de vertaaldienst moeten los van elkaar worden bekeken. Aan de kant van de vertaling wordt de prijs bepaald door het aantal pagina’s, de talencombinatie en de technische dichtheid van het document. Aan de kant van het proces wordt de werklast niet bepaald door het aantal documenten, maar door het aantal instanties waarlangs het dossier moet.

Voor één diploma volstaat één bezoek aan het Turkse provinciebestuur, terwijl een dossier van vijf documenten die in drie steden zijn opgemaakt veel meer coördinatie vergt. Daarom kan bij geapostilleerde opdrachten geen offerte worden gegeven zonder de documentenlijst te hebben gezien. Post voor post leggen wij op de prijzenpagina uit wat in de prijs is inbegrepen.

Veelvoorkomende situaties

• Correctie na de apostille. De kleinste wijziging die na afgifte van de verklaring in het document wordt aangebracht, maakt de apostille onbruikbaar; het proces begint opnieuw.
• Documenten met elektronische handtekening. Bij sommige elektronisch opgemaakte documenten verloopt de apostilleprocedure anders. Heeft het document een verificatieadres met een QR-code, dan moet vooraf worden gevraagd of de ontvangende instantie dat accepteert.
• Meertalige standaarddocumenten. Sommige Turkse documenten uit het bevolkingsregister kunnen meertalig worden afgegeven en dan wordt soms geen aparte vertaling gevraagd; de eis van een apostille vervalt daarmee echter niet.
• Geldigheidsduur. De apostille zelf heeft geen geldigheidsduur, maar het onderliggende document kan die wel hebben. Instanties kijken meestal naar de datum van het document en niet naar die van de verklaring.

Zodra u ons uw documentenlijst via het offerteformulier doorgeeft, stellen wij vooraf vast welke instantie voor elk document bevoegd is en welke volgorde wordt gevolgd, en delen wij dat met u.

De onderstaande uiteenzetting vat de gebruikelijke praktijk samen; de werkwijze van instanties kan verschillen. Het is verstandig de eigen publicatie van de instantie te raadplegen voordat u een besluit neemt.