Spoedvertaling en vertaling op dezelfde dag

Een eerlijke beschrijving van deze dienst begint met het benoemen van de grenzen ervan. Niet elke opdracht kan in dezelfde mate worden versneld; sommige stappen vergen een bepaalde tijd, hoezeer er ook wordt gehaast. Vooraf weten wat wel en wat niet kan worden ingekort, voorkomt teleurstelling. Daarom is het eerste wat er bij een spoedaanvraag gebeurt, het bepalen van een realistisch moment van levering.

Wat kunnen wij versnellen en wat niet?

Het deel dat kan worden versneld, is de vertaling zelf: de opdracht wordt naar voren gehaald, er wordt meteen een vertaler toegewezen en zo nodig wordt een omvangrijk document zo opgedeeld dat de samenhang behouden blijft en gelijktijdig bewerkt. De stappen waarbij derden en officiële instanties betrokken zijn, staan daarentegen los van ons tempo. De notariële waarmerking hangt af van de werktijden van de notaris en de apostille van de werkwijze van de betrokken instantie; deze stappen worden begrensd door kantooruren en officiële procedures.

Dat onderscheid is doorslaggevend, want bij een spoeddocument is meestal niet alleen de vertaling maar ook de waarmerking nodig. Bij zulke opdrachten is de realistische levering de som van de vertaaltijd en de werkindeling van de waarmerkende instanties. De stappen voor documenten waarvoor een waarmerking nodig is, leggen wij uitvoerig uit op de pagina documentengids; bij een spoedopdracht wordt de planning van die stappen vanaf het begin samen opgesteld.

Hoe verloopt het proces?

Anders dan bij een gewone opdracht verloopt het proces bij een spoedopdracht parallel: de beoordeling, de toewijzing en de vertaling lopen bijna in elkaar over. De eerste en meest kritieke stap in het onderstaande verloop is het bepalen van een realistisch moment van levering; wordt die stap overgeslagen en toch een toezegging gedaan, dan ontstaat een belofte die later niet kan worden waargemaakt. Om te voorkomen dat de snelheid de kwaliteit geheel overschaduwt, blijft de tweede lezing gedurende het hele proces behouden en wordt alleen de tijd ervoor ingekort. Moet een omvangrijk document worden opgedeeld, dan neemt aan het eind één persoon de eindlezing op zich en heft daarmee de afwijkingen op die door dat opdelen ontstaan. De onderstaande stappen zijn ontworpen om dat evenwicht te bereiken.

1. Snelle beoordeling. Zodra het document is gezien, worden de omvang, het onderwerp en de behoefte aan waarmerking bepaald; er wordt een realistisch moment van levering vastgesteld.
2. Naar voren halen. De opdracht wordt met voorrang aan een geschikte vertaler toegewezen en gaat voor de andere opdrachten in de rij.
3. Zo nodig opdelen. Een omvangrijk document wordt zo opgedeeld dat de samenhang behouden blijft; gebeurt dat, dan is aan het eind een eindlezing door één persoon verplicht.
4. Ingekorte controle. De tweede lezing wordt niet overgeslagen; de tijd ervoor wordt korter, maar getallen, namen en ontkennende constructies worden altijd gecontroleerd.
5. Levering met voorrang. Het resultaat wordt doorgestuurd zodra het klaar is; is er een waarmerking nodig, dan wordt het volgens de planning van de instantie doorgeleid.

Wijze van levering en aandachtspunten

Bij spoedopdrachten wordt de vertaalde tekst meestal eerst digitaal geleverd en, wanneer een waarmerking of een natte handtekening nodig is, daarna fysiek. Zo kunt u de tekst zonder wachten inzien en met uw werk beginnen terwijl de officiële stappen nog lopen. De wijze van levering wordt vooraf afgesproken op grond van de plaats waar het document zal worden gebruikt.

Het belangrijkste aandachtspunt is dat de snelheid de kwaliteit niet overschaduwt. Ook bij een spoedopdracht wordt de tweede lezing niet volledig overgeslagen; een fout die door de haast wordt gemist, kan namelijk veel duurder uitvallen dan de gewonnen tijd. Bij omvangrijke documenten die opgedeeld worden bewerkt, vormt de eenheid van de vaktermen een extra risico, dat met de eindlezing wordt weggenomen. Een eerlijke spoeddienst zegt, vóórdat zij “wij redden het” zegt, of het werkelijk gaat lukken. Een opdracht aannemen alsof zij op tijd klaar zal zijn terwijl dat niet zo is, brengt u in een lastige positie en levert bovendien een gebrekkig, haastig resultaat op; daarom is een eerlijk nee meer waard dan een ja die niet kan worden waargemaakt.

Het verschil tussen geplande haast en het laatste moment

Spoedopdrachten zijn niet allemaal van hetzelfde soort. Aan de ene kant staat de haast die vooraf wordt gemeld en die met de mededeling “het is morgen voor de middag nodig” te plannen valt; aan de andere kant staan de opdrachten van het laatste moment, die op een volstrekt onverwacht ogenblik binnen enkele uren moeten worden geleverd. De twee kunnen niet in hetzelfde kader worden beoordeeld. Bij geplande haast kunnen de middelen vooraf worden vrijgemaakt en wordt het proces gelijkmatig ingekort; bij een opdracht van het laatste moment is bepalend hoeveel van de op dat ogenblik beschikbare capaciteit kan worden vrijgemaakt. Hoe eerder de melding dus komt, hoe gemakkelijker een realistische levering kan worden vastgesteld.

Levering op dezelfde dag heeft ook een kant die bij de bron ligt. Ook al gaat de vertaling sneller, het aangeleverde document moet leesbaar, volledig en definitief zijn. Een vage scan, een half verzonden bestand of een tekst die tijdens het werk verandert, doet de gewonnen tijd snel verdampen. Bij een spoedopdracht levert u daarom de grootste bijdrage door de bron vanaf het begin volledig en helder aan te leveren; elk ontbrekend stuk schuift het moment van levering rechtstreeks naar achteren.

Hoe wordt de prijs bepaald?

Spoedwerk wordt anders beoordeeld dan een standaardlevering, omdat de opdracht naar voren wordt gehaald en in een hoog tempo wordt uitgevoerd; de mate van spoed en het tijdvenster van de levering bepalen dat verschil. Dat is echter geen vage toeslag; er wordt concreet besproken hoeveel de opdracht naar voren is gehaald en welke middelen daarvoor zijn ingezet. Officiële posten zoals de leges voor de waarmerking staan hoe dan ook los daarvan en veranderen niet met de spoed. Op deze pagina wordt geen bepaald percentage genoemd; het kader wordt opgesteld nadat het document en de levertijd zijn bekeken.

Deel uw document en het moment van levering dat u nodig hebt via het offerteformulier; dan laten wij u snel een realistische planning weten. De algemene logica van de prijsstelling vindt u op de prijzenpagina en de talen waarmee wij werken op de taalpagina’s.

Veelvoorkomende situaties

• De tijd voor de waarmerking vergeten. Bij een document waarvoor een notaris of een apostille nodig is alleen de vertaaltijd rekenen; de officiële stappen hangen af van de werktijden.
• Te ver opdelen. Het document voor extra haast in te veel delen splitsen; dat brengt de eenheid van de vaktermen in gevaar en maakt een eindlezing noodzakelijk.
• De verwachting van kwaliteit laten zakken. De aanname “het is spoed, dus het mag gebreken hebben”; snelheid betekent niet dat de controle volledig wordt overgeslagen.
• Het document te laat aanleveren. De bron op het laatste moment en onvolledig verzenden; elk uur dat verstrijkt, werkt rechtstreeks door in het moment van levering.

Deze tekst geeft het algemene kader; de bijzonderheden per procedure kunnen verschillen. De actuele vereisten vóór de aanvraag laten bevestigen scheelt tijd.