Vertaling van overeenkomsten en volmachten

Bij deze documentfamilie is vertalen geen overdracht van informatie, maar overdracht van rechten. Een verkeerd gekozen bijvoeglijk naamwoord of voegwoord kan de reikwijdte van de bevoegdheid verruimen of een verplichting laten vervallen. Daarom gaat bij juridische teksten getrouwheid vóór vlotheid.

De kwestie van de reikwijdte bij een volmacht

Volmachten vallen naar hun reikwijdte in twee soorten uiteen. Een algemene volmacht verleent ruime bevoegdheden; een bijzondere volmacht wordt alleen voor een bepaalde handeling opgemaakt. Sommige handelingen, bijvoorbeeld de verkoop van onroerend goed, kunnen uitsluitend worden verricht met een volmacht die een uitdrukkelijke, op die handeling toegesneden bevoegdheid bevat; algemene bewoordingen gelden niet als toereikend.

In de vertaling worden de formuleringen die de reikwijdte bepalen met chirurgische zorgvuldigheid behandeld. Bevoegdheden als “Ahzukabz”, “sulh ve ibra” en “tevkil” zijn begrippen die eigen zijn aan het Turkse recht en elk daarvan doet een afzonderlijk recht ontstaan. Ze terugbrengen tot een algemene formulering als “bevoegdheid om de nodige handelingen te verrichten” maakt de volmacht onbruikbaar of doet haar juist onbegrensd lijken.

Ook de identiteitsgegevens van de gemachtigde, de duur van de bevoegdheid en de herroepbaarheid van de volmacht zijn onlosmakelijke onderdelen van de tekst. Op volmachten voor de verkoop van onroerend goed staat een foto van de volmachtgever; in de vertaling wordt de aanwezigheid van die foto tussen vierkante haken vermeld. Ook het azilname, oftewel de herroeping van de volmacht, is een apart document en de vertaling ervan vergt dezelfde nauwgezetheid.

Volmachten die in het buitenland worden opgemaakt

Wil iemand die in het buitenland woont een volmacht geven voor een handeling in Türkiye, dan zijn er twee wegen. De eerste is de volmacht laten opmaken bij het Turkse consulaat in het land van verblijf; dat document wordt in het Turks opgesteld en is in Türkiye rechtstreeks bruikbaar, een vertaling is dan niet nodig.

De tweede is de volmacht laten opmaken bij een notaris in het land van verblijf. Het document is dan in de taal van dat land, wordt in het land van afgifte van een apostille voorzien en wordt daarna door een in Türkiye beëdigde vertaler vertaald en notarieel gewaarmerkt. De tweede weg duurt langer, maar kan de enige optie zijn wanneer er geen afspraak bij het consulaat te krijgen is.

In omgekeerde richting werkt dezelfde logica: moet een in Türkiye opgemaakte volmacht in het buitenland worden gebruikt, dan wordt de apostille – omdat het om een notarieel stuk gaat – bij het bevoegde Turkse justitiecommissievoorzitterschap gehaald en wordt het document daarna in de doeltaal vertaald. Sommige landen verlangen een tweede apostille op de vertaling; die keten moet vanaf het begin worden gepland.

Tweetaligheid en de doorslaggevende tekst in overeenkomsten

Internationale handelsovereenkomsten worden vaak tweetalig opgesteld. In zulke teksten is de meest kritieke bepaling het artikel dat aangeeft welke taalversie bij een geschil doorslaggevend is. Ontbreekt dat artikel, dan kan zelfs het kleinste verschil tussen de twee teksten uitgroeien tot een langdurig dispuut.

Bij het vertalen moeten het bestaan en de inhoud van dat artikel vanaf het begin bekend zijn. Is de Turkse tekst de doorslaggevende, dan geldt de tekst in de doeltaal als informatief en wordt hij dienovereenkomstig opgesteld. Is de tekst in de doeltaal doorslaggevend, dan is de verantwoordelijkheid veel zwaarder en moet de terminologie worden gekozen die bij het rechtsregime van de overeenkomst past.

Overeenkomsten bevatten daarnaast artikelen over het toepasselijke recht en de bevoegde rechter. De namen van landen, steden en rechtbanken in die artikelen worden onveranderd overgenomen. Is er een arbitragebeding, dan blijven ook de naam en de reglementen van het arbitrage-instituut letterlijk behouden; namen van instellingen worden niet vertaald.

Bijlagen, ondertekeningsblokken en opmaak

De bijlagen van een overeenkomst zijn even bindend als de hoofdtekst. Prijslijsten, technische specificaties, tabellen met serviceniveaus en geheimhoudingsbijlagen bestaan vaak als afzonderlijke bestanden en worden in de hoofdtekst aangehaald als “Bijlage 1”, “Bijlage 2”. Alleen de hoofdtekst laten vertalen laat juist het meetbare deel van de overeenkomst buiten beschouwing.

De nummers en de titels van de bijlagen moeten exact overeenkomen met de verwijzingen in de hoofdtekst. Verandert de naam van een bijlage in de vertaling, dan komt de verwijzing in de hoofdtekst in de lucht te hangen en wordt de tekst innerlijk tegenstrijdig. Hetzelfde geldt voor de artikelnummers; de nummering blijft behouden en wordt niet samengevoegd.

Ook de ondertekeningsblokken maken deel uit van de tekst. De benaming van de partijen, de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaar en de datum en plaats van ondertekening worden volledig overgenomen. Stempelteksten worden tussen vierkante haken beschreven. Is in plaats van een natte handtekening een elektronische handtekening gebruikt, dan wordt dat afzonderlijk vermeld.

Wanneer de bladindeling en de alineanummering behouden blijven, komen de teksten in beide talen op dezelfde plaats samen zodra partijen naar een bepaald artikel verwijzen. Ontstaat er een geschil, dan wordt die overeenstemming het meest tastbare nut van de vertaling.

Consistente terminologie en gedefinieerde termen

Goed geschreven overeenkomsten hebben aan het begin een hoofdstuk met definities: termen als “Verkoper”, “Koper”, “Product”, “Leverdatum” worden met een hoofdletter geschreven en worden in de rest van de tekst steeds in dezelfde betekenis gebruikt. In de vertaling moeten deze gedefinieerde termen op één vaste weergave worden vastgelegd.

Wordt dezelfde term in verschillende artikelen anders vertaald, dan ontstaat de indruk dat de overeenkomst twee afzonderlijke begrippen kent. Bij lange overeenkomsten is die consistentie alleen met een termenlijst te waarborgen; wordt de tekst opgesplitst en door verschillende personen vertaald, dan wordt die lijst nog crucialer.

In handelsovereenkomsten komen ook internationale afkortingen voor levering en betaling voor. Die afkortingen zijn wereldwijd gestandaardiseerd en worden niet vertaald; ze blijven ongewijzigd staan. Bedragen, valuta’s, betalingstermijnen en percentages van de vertragingsrente vormen juist het terrein waar de numerieke nauwkeurigheid het gevoeligst ligt.

In lange overeenkomsten keren ook vaste formuleringen terug: artikelen over overmacht, ontbinding, geheimhouding en overdracht staan in vrijwel elke tekst. De ingeburgerde weergaven van die formuleringen gebruiken maakt de tekst zowel leesbaar als juridisch vertrouwd; telkens een nieuwe formulering proberen wekt bij de partijen onnodige twijfel.

Doel en niveau van waarmerking

Document en doel	Plaats van opmaak	Niveau van waarmerking
Volmacht voor een handeling in Türkiye	Consulaat	Vertaling niet nodig
Volmacht voor gebruik in het buitenland	Notaris	Notaris + apostille
Volmacht voor verkoop van onroerend goed	Notaris (met foto)	Notaris + apostille
Internationale handelsovereenkomst	Tussen partijen	In Türkiye beëdigd, zo nodig notaris
Overeenkomst voor een buitenlandse rechter	Tussen partijen	Notaris + apostille

Verschillen per land

In Frankrijk moet de vertaler op de officiële lijst van een hof van beroep staan; een vertaling van buiten die lijst wordt niet aanvaard. In Roemenië worden een door het ministerie van Justitie gemachtigde vertaler en een notariële waarmerking samen verlangd, dus zijn twee lagen verplicht. In China moet de vertaling worden gemaakt door een officieel geregistreerd bedrijf met een eigen stempel; een verklaring van een individuele vertaler geldt niet. De voorwaarden per land staan in onze landengids.

Veelgemaakte fouten bij juridische teksten

• De bijzondere bevoegdheden in de volmacht samenvoegen tot algemene bewoordingen.
• Gedefinieerde termen door de tekst heen met verschillende weergaven vertalen.
• Het artikel over de doorslaggevende tekst over het hoofd zien en de verantwoordelijkheid bij een tweetalige overeenkomst verkeerd inschatten.
• Namen van rechtbanken, arbitrage-instituten en ondernemingen vertalen.
• Het dagboeknummer van de notaris, de datum en de stempeltekst niet in de vertaling opnemen.
• Proberen de volmacht bij het Turkse provinciebestuur van een apostille te laten voorzien; een notarieel stuk is een gerechtelijk document.

Laten wij de tekst vóór de ondertekening doornemen

Bij juridische teksten is de waardevolste tussenkomst de tussenkomst die plaatsvindt voordat het document wordt ondertekend. Vanaf het begin verduidelijken welke bevoegdheden de volmacht moet bevatten en welke taalversie van de overeenkomst doorslaggevend is, werkt veel beter dan correcties achteraf. De doeltalen vindt u op onze talenpagina en onze werkwijze op onze tarievenpagina; uw concept kunt u delen via het offerteformulier.

Deze pagina is bedoeld ter informatie; de vorm van het document en de keten van waarmerking verschillen per land waar de handeling wordt verricht. Het is verstandig de actuele voorwaarden bij een officiële bron te controleren.