Juridische vertaling

Anders dan een schrijffout heeft een verkeerd vertaalde contractbepaling rechtstreeks gevolg: de omvang van de verplichting verandert, de bevoegde rechter verschuift, de aansprakelijkheidsgrens wordt ruimer. Daarom wordt bij juridische teksten verwacht dat vertaalkeuzes te motiveren zijn.

Waarom is een verschil tussen stelsels een vertaalprobleem?

Türkiye heeft een stelsel dat aansluit bij de continentaal-Europese rechtstraditie en op codificatie berust. Engeland en de Verenigde Staten komen daarentegen uit een traditie die op jurisprudentie berust. In deze twee werelden dragen rechtsfiguren met dezelfde functie verschillende namen, terwijl figuren met dezelfde naam een andere functie vervullen.

De vertaler kiest hier uit drie wegen: de naam gebruiken van de dichtstbijzijnde figuur in het doelstelsel, de term onvertaald laten en tussen haakjes toelichten, of een beschrijvend equivalent vormen. De juiste keuze hangt af van het doel van de tekst. Bij een stuk dat aan de rechter wordt overgelegd staat transparantie voorop, bij een tekst voor commerciële onderhandelingen begrijpelijkheid.

Teksttype	Belangrijkste verwachting	Gebruikelijke waarmerking
Contract en aanvullende protocollen	Consistente terminologie, behoud van de artikelnummering	Bij gebruik tussen partijen meestal geen
Processtuk en bijlagen	Absolute trouw aan de brontekst	Turkse beëdigde vertaling, meestal notarieel gewaarmerkt
Rechterlijke uitspraak	Letterlijke weergave van het dictum	Turkse beëdigde en notarieel gewaarmerkte vertaling, voor het buitenland een apostille
Volmacht	De omvang van de verleende bevoegdheid niet beperken	Notarieel gewaarmerkt
Statuten van een vennootschap	Juistheid van de namen van de organen en van de aandelenstructuur	Verschilt per instantie
Juridisch advies	Behoud van de opbouw van het betoog	Meestal geen

Wie maakt gebruik van juridische vertaling?

De eerste groep zijn advocatenkantoren. In dossiers met een buitenlands element beïnvloedt de vertaling van bewijsstukken, correspondentie en door de wederpartij overgelegde documenten rechtstreeks de processtrategie. De tweede groep zijn de juridische en de inkoopafdelingen van ondernemingen die internationale contracten sluiten; daar maakt de vertaling deel uit van het onderhandelingsproces.

De derde groep zijn particulieren: echtscheidingsprocedures die in het buitenland aanhangig zijn gemaakt, erfrechtelijke afwikkelingen en verzoeken tot erkenning en tenuitvoerlegging vragen om juridische vertaling. De vierde groep zijn de arbitrage- en mediationtrajecten; daarin is het dossier omvangrijk en de planning krap.

Werkwijze

1. Termenlijst. Voordat het werk begint, worden de termen die eigen zijn aan het dossier verzameld en met de cliënt of de advocaat afgestemd. Een term die later verandert, betekent een correctie met terugwerkende kracht in het hele dossier.
2. Referentieteksten. Eerder vertaalde contracten en de correspondentie tussen partijen worden bestudeerd; continuïteit is de helft van de kwaliteit.
3. Vertaling. De artikelnummers, de kruisverwijzingen en het onderdeel met de definities blijven exact in de structuur van de brontekst behouden.
4. Juridisch gerichte controle. De tweede lezing richt zich niet op de taal maar op de inhoud: de richting van de verplichting, de termijnen, de bevoegdheden en de voorwaardelijke bepalingen worden stuk voor stuk gecontroleerd.
5. Levering en vastlegging. De terminologische keuzes worden vastgelegd; bij de volgende delen van hetzelfde dossier wordt de consistentie aan die vastlegging ontleend.

Hoe wordt de vertrouwelijkheid gewaarborgd?

Juridische teksten bevatten vaak gegevens die nog niet openbaar zijn: onderhandelde prijzen, de processtrategie, persoonsgegevens. Daarom is vertrouwelijkheid bij juridisch vertalen geen kwestie van beleefdheid, maar een technische voorwaarde van het werk. Het niveau dat in de praktijk minimaal wordt verwacht is: een schriftelijke geheimhoudingsverklaring, toegang tot het dossier beperkt tot de behandelend medewerker en een bewaartermijn die na afronding van de opdracht is vastgelegd.

Bij dossiers met persoonsgegevens wordt bovendien van belang waar de gegevens worden verwerkt. Bij dossiers die over een netwerk van freelancers worden verdeeld, kan het antwoord op die vraag onduidelijk worden; het moet uitdrukkelijk in de overeenkomst worden geregeld.

De tweede dimensie van vertrouwelijkheid betreft de periode na afronding van het werk. Hoe lang het dossier wordt bewaard, op welke drager het wordt gehouden en hoe het wordt vernietigd, moet schriftelijk vastliggen. Ook de zinnen die in het vertaalgeheugen worden bewaard vallen hieronder: een geheugen dat is opgebouwd uit de contracten van de ene klant mag niet worden gebruikt bij het werk voor een andere klant. Hoe die scheiding technisch tot stand komt, is een concrete vraag die aan de leverancier moet worden gesteld.

Erkenning, tenuitvoerlegging en procedures in het buitenland

Een van de terreinen waarop juridische vertaling het intensiefst wordt gebruikt, is het effect geven aan buitenlandse rechterlijke uitspraken in Türkiye of het gebruik van uitspraken van een Turkse rechter in het buitenland. In deze dossiers volstaat de vertaling op zichzelf niet; de uitspraak moet onherroepelijk zijn, de vereiste verklaringen dragen en de keten van waarmerkingen moet zijn voltooid.

Vanuit vertaaloogpunt kenmerken deze dossiers zich doordat het dictum met absolute trouw wordt weergegeven. Terwijl in de overwegingen een verlies aan nuance nog te verdragen is, is in de reikwijdte van het dictum zelfs de kleinste verschuiving onaanvaardbaar. De namen van de partijen, de zaaknummers en de data moeten in dezelfde mate letterlijk worden overgenomen.

Bij dit soort dossiers is ook het vertaalstelsel van het land van bestemming bepalend. Sommige landen aanvaarden alleen de vertaling van een vertaler die zij zelf hebben aangewezen; in dat geval bestaat het werk dat in Türkiye wordt verricht niet uit de vertaling zelf, maar uit het voltooien van de keten van waarmerkingen van het document.

Werkdiscipline bij tweetalige teksten

In de internationale handel worden contracten vaak tweetalig opgesteld en lopen de twee teksten naast elkaar. In die opzet verandert de functie van de vertaling: de tekst is niet langer een kopie, maar op zichzelf een bindend document. Daarom is de vertaling bij tweetalige contracten een proces dat de advocaten van beide partijen samen doornemen.

Drie zaken moeten in dat proces beslist duidelijk worden: welke taal bij een geschil doorslaggevend is, dat de termen in het onderdeel met de definities in beide teksten naar hetzelfde begrip verwijzen en dat de artikelnummering precies overeenkomt. Zijn die drie op orde, dan zijn verschillen in uitleg die later kunnen ontstaan grotendeels voorkomen.

Dat de tekst tijdens de onderhandelingen blijft veranderen, is een moeilijkheid op zich. Bij elk nieuw ontwerp de hele tekst opnieuw vertalen is zowel duur als riskant; de juiste methode is het verschil tussen de versies te markeren en alleen de gewijzigde bepalingen te bewerken. Dat drukt de kosten en voorkomt bovendien dat formuleringen waarover in eerdere ronden overeenstemming is bereikt ongemerkt veranderen.

Wat bepaalt de prijs?

Bij juridisch vertalen zijn er drie factoren die de eenheidsprijs verhogen: de dichtheid van de terminologie, het gegeven dat de tweede lezing juridische kennis vergt en het vertrouwelijkheidsregime van het dossier. Daartegenover staat één factor die de kosten drukt: contracten bestaan voor een groot deel uit terugkerende formuleringen. Bij een klant met wie regelmatig wordt gewerkt, neemt dat aandeel herhaling in de loop van de tijd toe en daalt de kostprijs per eenheid.

Daarom is het voor beide kanten doelmatiger om met advocatenkantoren in een raamafspraak te werken in plaats van per losse opdracht. De logica achter onze prijsstelling lichten wij toe op de prijzenpagina en de talen waarin wij werken op onze taalpagina’s.

Veelvoorkomende situaties

• De doorslaggevende taal bij tweetalige contracten. Staat in de tekst niet welke taal doorslaggevend is, dan worden verschillen tussen de vertalingen onderwerp van geschil. Die bepaling moet vanaf het begin worden opgenomen.
• Een fout in de brontekst. De vertaler herstelt een tegenstrijdigheid in de bron niet; hij maakt er een aantekening bij en laat de beslissing aan degene die daarover gaat.
• Bijlagen en handtekeningpagina’s. Wordt de hoofdtekst van het contract vertaald en worden de bijlagen vergeten, dan blijft het dossier onvolledig; de eigenlijke verplichting staat vaak juist in de bijlagen.
• Opsplitsen bij spoeddossiers. Een groot dossier over meerdere vertalers verdelen verkort de doorlooptijd, maar brengt de consistentie van de terminologie in gevaar; in dat geval is een eindlezing uit één hand noodzakelijk.

De omvang van uw dossier en uw verwachtingen op het gebied van vertrouwelijkheid kunt u ons doorgeven via het offerteformulier.

Deze tekst geeft het algemene kader; de details verschillen per procedure. Raadpleeg voor de geldende voorwaarden de actuele documentenlijst van de instantie.