Vertaling van Turks paspoort en identiteitskaart

De vertaling van deze twee documenten geldt als het anker van uw hele documentendossier. Het is namelijk het paspoort dat bepaalt hoe de naam in een dossier wordt geschreven. De schrijfwijze die in alle andere vertalingen wordt gebruikt, wordt daaraan ontleend; dat is ook het eigenlijke onderwerp van deze pagina.

De enige juiste bron voor de schrijfwijze van de naam

De letters ç, ğ, ı, ö, ş en ü uit het Turkse alfabet hebben geen tegenhanger in de internationale documentnormen. Daarom worden de voornaam en de achternaam in het machineleesbare gedeelte van het paspoort met vereenvoudigde letters geschreven. De schrijfwijze op de identiteitskaart van de persoon en de reeks onder aan het paspoort kunnen daardoor van elkaar verschillen.

De regel is duidelijk: in alle vertalingen die naar het buitenland gaan, wordt de naam gebruikt zoals die op de identiteitsbladzijde van het paspoort staat. Van die keuze afwijken leidt ertoe dat de persoon op het diploma en de persoon in de visumaanvraag voor twee verschillende personen worden gehouden. Instanties sporen dat verschil met geautomatiseerde systemen op en nemen het dossier daarna in handmatige behandeling.

Is de achternaam door een huwelijk gewijzigd, dan moeten zowel de oude als de nieuwe achternaam in het dossier zichtbaar zijn. Anders staat het diploma op de ene achternaam en het paspoort op de andere, en ontbreekt het document dat het verband tussen beide legt. Dat verband wordt meestal gelegd met de Turkse huwelijksakte of met het Turkse uittreksel uit het bevolkingsregister met gebeurtenissen.

Het machineleesbare gedeelte en de chip

Onder aan de identiteitsbladzijde van het paspoort staat een reeks van twee regels in hoofdletters. Dat gedeelte is gemaakt voor de lezers bij de grensposten en daarin zijn het soort document, de landcode, de naam, het documentnummer, de geboortedatum en de controlecijfers gecodeerd.

In de vertaling wordt dit gedeelte overgenomen zoals het is; de tekens erin worden niet opnieuw geordend en de tekens die de spaties weergeven blijven behouden. Proberen dat gedeelte te “vertalen” of het buiten beschouwing laten, tast de samenhang van het document aan. Voor de chip en het serienummer op de identiteitskaart geldt hetzelfde beginsel.

Documentnummers worden op geen enkele manier opnieuw ingedeeld. Er een spatie tussen zetten, letter en cijfer van elkaar scheiden of de nullen aan het begin weglaten maakt controle onmogelijk. Op dezelfde manier worden de instantie van afgifte, de datum van afgifte en de geldigheidsdatum volledig overgenomen.

Het oude Turkse identiteitsboekje en de nieuwe identiteitskaart

De oude Turkse identiteitsboekjes bevatten andere velden dan de nieuwe identiteitskaart: het bandnummer, het volgnummer van het gezin en het volgnummer, de rubriek godsdienst en de gegevens over de plaats van inschrijving. Deze documenten komen nog steeds in archieven en oude dossiers voor, en de vertaling ervan vraagt om uitleg van de logica van het familieregister.

De nieuwe identiteitskaart is vereenvoudigd en ligt dicht bij de norm voor internationale reisdocumenten. Daarop staan het identiteitsnummer, het serienummer en een machineleesbaar gedeelte. De rubriek godsdienst is op het oppervlak van de kaart niet zichtbaar; dat is een eigenschap die in de landen van bestemming met het oog op gevoelige gegevens positief wordt ontvangen.

Sommige instanties vragen om beide zijden van de identiteitskaart. Op de achterzijde staan de namen van de moeder en de vader, de burgerlijke staat en het serienummer; alleen de voorzijde laten vertalen leidt ertoe dat het dossier als onvolledig geldt. In de vertaling wordt duidelijk vermeld welke zijde welke gegevens draagt.

Het gewaarmerkte afschrift: met een fotokopie komt u er niet

Het origineel van identiteitsdocumenten wordt bij geen enkele instantie afgegeven; in plaats daarvan wordt een notarieel gewaarmerkt afschrift gebruikt. De notaris ziet het origineel in en tekent daarbij aan dat de fotokopie met het origineel overeenstemt. In dossiers die naar het buitenland gaan, wordt ook de vertaling op dat afschrift gebaseerd, en in de vertaling wordt duidelijk vermeld dat het document een gewaarmerkt afschrift is.

Op een gewone fotokopie wordt geen apostille afgegeven; dat is een van de meest voorkomende teleurstellingen. Een apostille bevestigt een handtekening en een stempel, dus moet daaronder een handtekening staan die kan worden bevestigd. De handtekening op het notariële afschrift vervult die functie, en omdat het document daarmee een gerechtelijk karakter krijgt, wordt de apostille verkregen bij het bevoegde Turkse justitiecommissievoorzitterschap.

De kwaliteit van de scan is bij deze documenten een onderwerp op zich. De veiligheidspatronen, de hologrammen en de gedeelten in klein korps op de identiteitskaart en het paspoort worden bij een lage resolutie onleesbaar. Een scan in kleur en met een hoge resolutie is doorslaggevend, zowel voor de juistheid van de vertaling als voor het onderzoek door de ontvangende instantie.

De velden met de foto en de handtekening worden niet vertaald, maar beschreven. In de vertaling worden tussen vierkante haken aantekeningen geplaatst in de vorm “linksboven de foto van de houder”, “onderaan de handtekening”. Deze aantekeningen laten zien welk deel van het document de vertaling weergeeft en maken de tekst zo makkelijker te lezen.

Wanneer is een vertaling van een identiteitsdocument nodig

Omdat het paspoort in veel landen al aan de internationale norm voldoet en meertalig is, wordt er soms geen aparte vertaling gevraagd. De identiteitskaart draagt daarentegen alleen Turkse velden en moet daarom worden vertaald wanneer zij bij een buitenlandse notaris of rechtbank wordt gebruikt.

Bij de oprichting van een vennootschap in het buitenland, het openen van een bankrekening, de aankoop van onroerend goed en procedures rond een volmacht wordt vaak een gewaarmerkte vertaling van het identiteitsdocument gevraagd. Bij erfenisprocedures en procedures rond het bevolkingsregister komt de vertaling van het oude Turkse identiteitsboekje aan de orde.

Daarnaast kan bij visumaanvragen om een vertaling van de oude bladzijden van het paspoort worden gevraagd, dat wil zeggen van de eerdere visa en de in- en uitreisstempels. Omdat de teksten op stempels kort en moeilijk leesbaar zijn, is dat nauwkeurig werk dat geduld vergt.

Ook verlopen paspoorten komen soms in het dossier terecht; zij worden gebruikt om eerdere reizen of eerdere verblijfsgegevens aan te tonen. In dat geval wordt in de vertaling duidelijk vermeld dat het document is verlopen, want het wordt niet als bewijs van identiteit maar als vastlegging van het verleden overgelegd.

Doel en waarmerkingsniveau

Gebruiksdoel	Welk document	Waarmerkingsniveau
Visumaanvraag	Paspoort (meestal zonder vertaling)	Zo nodig een in Türkiye beëdigde vertaling
Bankrekening in het buitenland	Paspoort + identiteitskaart	Notarieel gewaarmerkt
Oprichting van een vennootschap in het buitenland	Paspoort	Notaris + apostille
Procedure bij een buitenlandse notaris	Beide zijden van de identiteitskaart	Notaris + apostille
Erfenis- en bevolkingsdossier	Oud Turks identiteitsboekje	Notarieel gewaarmerkt

Verschillen per land

In Duitsland wordt bij notariële procedures en procedures rond het bevolkingsregister een vertaling van het identiteitsdocument verwacht van een vertaler die voor de rechtbank de eed heeft afgelegd. In Spanje is vereist dat de vertaling afkomstig is van een vertaler die door het ministerie van Buitenlandse Zaken is aangewezen; de vertaling van een andere vertaler geldt als ongeldig. In China moet de vertaling worden gemaakt door een officieel geregistreerd bedrijf met een eigen stempel; een verklaring van een individuele vertaler wordt niet aanvaard. Voor de verschillen tussen de stelsels kunt u onze landenpagina raadplegen.

Veelgemaakte fouten bij identiteitsdocumenten

• De naam anders vereenvoudigen dan de schrijfwijze in het paspoort en zo in het hele dossier afwijkingen veroorzaken.
• Het machineleesbare gedeelte uit de vertaling weglaten of opnieuw opmaken.
• Alleen de voorzijde van de identiteitskaart laten vertalen.
• Spaties of streepjes aan de documentnummers toevoegen.
• Het document dat de wijziging van de achternaam verklaart en het verband legt, niet in het dossier opnemen.
• Een verlopen paspoort als actueel document overleggen.

Leg de schrijfwijze voor uw dossier vanaf het begin vast

Een dossier kan tientallen documenten bevatten; de gemene deler daarvan is de naam. Stuurt u ons de identiteitsbladzijde van uw paspoort, dan leggen wij de schrijfwijze vast die in alle vertalingen wordt gebruikt en passen wij dezelfde norm toe op uw overige documenten. De doeltalen vindt u op onze talenpagina en onze werkwijze op onze prijzenpagina; uw documenten kunt u via het offerteformulier aan ons doorgeven.

De onderstaande uiteenzetting vat het gebruikelijke verloop samen; voor hetzelfde document kunnen verschillende instanties een andere waarmerking vragen. Raadpleeg voor de geldende voorwaarden de actuele documentenlijst van de instantie.