Vertaling van het Turkse uittreksel uit het strafregister

Bij aanvragen in het buitenland voor een verblijfsvergunning, een werkvergunning, het staatsburgerschap en bepaalde beroepen is dit document verplicht. Sommige landen vragen bovendien uit elk land waar de betrokkene de laatste jaren heeft gewoond een afzonderlijk strafregisterbewijs; het uit Türkiye afkomstige uittreksel is dan slechts één schakel in een keten.

Het verschil tussen de strafregistergegevens en de archiefgegevens

Er bestaan twee soorten gegevens en het door elkaar halen daarvan is het meest voorkomende probleem. De strafregistergegevens tonen de veroordelingen die nog ten uitvoer worden gelegd of als actueel gelden. De archiefgegevens van het strafregister bevatten daarentegen oudere aantekeningen: straffen die volledig zijn uitgevoerd, zijn geschrapt of onder bepaalde voorwaarden in het archief zijn opgenomen.

De meeste buitenlandse instanties vragen het document inclusief de archiefgegevens, omdat de beoordeling niet alleen naar de actuele situatie kijkt, maar ook naar het verleden. Bij het opvragen van het document moet die keuze dus worden gemaakt. Alleen de strafregistergegevens opvragen en die indienen in een dossier waarin om de archiefgegevens is gevraagd, betekent dat u met een correct vertaald maar verkeerd document aanvraagt.

Ook in de vertaling moeten deze twee begrippen afzonderlijk en correct worden weergegeven. Ze samenvoegen tot één term maakt de reikwijdte van het document onduidelijk en leidt ertoe dat de ontvangende instantie aanvullende stukken opvraagt.

De afdruk uit e-Devlet, de QR-code en de keuze van de instantie

Wordt het document via e-Devlet opgevraagd, dan staan er een QR-code en een verificatienummer op. Die code is het enige element dat de echtheid van het document aantoont; een natte handtekening en een stempel ontbreken. In de vertaling moeten de aanwezigheid van de QR-code, het verificatienummer eronder en het verificatieadres altijd worden vermeld.

Ook de vraag “voor welke instantie” die het systeem bij de aanvraag stelt, is van belang. Het gekozen doel kan invloed hebben op de inhoud van het document en op de vraag of de archiefgegevens zichtbaar worden. Voor documenten die in het buitenland worden ingediend, moet de passende optie worden aangevinkt; een verkeerde keuze kan de reikwijdte van het document beperken.

Is een apostille nodig, dan volstaat de afdruk uit e-Devlet meestal niet. Omdat de apostille een handtekening en een stempel bevestigt, moet bij het gerechtsgebouw een exemplaar met natte handtekening en stempel worden opgevraagd. Omdat het strafregisterbewijs als gerechtelijk document geldt, wendt u zich voor de apostille tot het bevoegde Turkse justitiecommissievoorzitterschap en niet tot het Turkse provinciebestuur.

Geldigheidsduur: het smalste tijdvenster

De strafregistergegevens tonen de situatie op het moment van afgifte; de volgende dag kan die al anders zijn. Daarom gaan instanties met dit document strenger om dan met andere. Veel immigratiediensten stellen als voorwaarde dat het document in de laatste drie maanden is afgegeven, sommige gaan tot één maand terug.

Ook de keten van stappen is lang: het document opvragen, de apostille laten plaatsen, het laten vertalen, de notariële waarmerking laten uitvoeren en zo nodig een tweede apostille laten aanbrengen. De tijd die tot het einde van die keten verstrijkt, kan het geldigheidsvenster van het document opeten. Daarom hoort het strafregisterbewijs als laatste te worden opgevraagd, pas nadat alle stukken in het dossier klaar zijn.

De datum van afgifte op het document moet in de vertaling duidelijk zichtbaar zijn. Dat de datum in de volgorde dag-maand-jaar is geschreven, kan in landen die de volgorde maand-dag gebruiken verkeerd worden gelezen, waardoor het document ouder of juist nieuwer lijkt dan het is.

De route voor wie in het buitenland woont

Ook Turkse staatsburgers die in het buitenland wonen kunnen het strafregisterbewijs opvragen. Wie toegang heeft tot e-Devlet kan het document online uitdraaien; voor wie die toegang niet heeft, loopt er een route via de consulaten. Omdat de apostille echter bij een instantie in Türkiye wordt gehaald, kan de procedure langer duren bij dossiers waarvoor een exemplaar met natte handtekening nodig is.

In dat geval is het praktisch om iemand in Türkiye te machtigen. De volmacht kan worden opgemaakt bij het Turkse consulaat in het land van verblijf en stelt de gemachtigde in staat het strafregisterbewijs op te vragen en de apostilleprocedure af te handelen. Die bevoegdheden moeten uitdrukkelijk in de volmacht worden opgenomen.

Bij aanvragers met een verblijfsgeschiedenis in meerdere landen wordt uit elk land een apart document gevraagd, en elk daarvan wordt in het eigen land gelegaliseerd. Het uit Türkiye afkomstige uittreksel is één schakel in die keten; moeten documenten van andere landen in Türkiye worden gebruikt, dan werkt het omgekeerd en worden ze hier vertaald en notarieel gewaarmerkt.

In elke schakel van de keten is het cruciaal dat de naam op dezelfde manier gespeld verschijnt. Documenten uit verschillende landen kunnen de naam volgens hun eigen alfabet hebben geschreven; die verschillen toelichten met de schrijfwijze in het paspoort als uitgangspunt houdt het dossier sluitend.

De vertaling van de zinsnede “geen aantekening”

De belangrijkste zin van het document is de zin waarin staat dat er geen aantekening bestaat. Wordt die zin in de doeltaal met een vage of zwakke formulering weergegeven, dan kan de ambtenaar er niet zeker van zijn wat het document zegt. De weergave moet zonder enige twijfel de betekenis dragen van “in zijn of haar strafregister is geen enkele aantekening opgenomen”.

Staat er wel een aantekening in, dan wordt het werk nog gevoeliger. Namen van strafbare feiten, soorten straffen en de stand van de tenuitvoerlegging zijn begrippen die eigen zijn aan een rechtsstelsel; ze “vertalen” naar het dichtstbijzijnde delict in het land van bestemming is onjuist. De juiste aanpak is de benaming uit het Turkse recht te behouden en daarbij een verklarende weergave te geven. Uitspraakdata, namen van rechtbanken en dossiernummers worden onveranderd overgenomen.

Ook de regel in de aanhef waarin staat met welk doel het document is afgegeven, mag niet worden overgeslagen. Die regel toont de reikwijdte van de gegevens en aan welke instantie het document wordt overgelegd; ontbreekt hij in de vertaling, dan kan de ontvangende instantie er niet zeker van zijn of het document wel voor haar is opgemaakt.

Doel en niveau van waarmerking

Gebruiksdoel	Vereiste gegevens	Niveau van waarmerking
Dossier voor een toeristenvisum	Strafregistergegevens	In Türkiye beëdigde vertaling
Aanvraag van een werkvergunning	Strafregister- en archiefgegevens	Notaris + apostille
Verblijfs- en vestigingsvergunning	Strafregister- en archiefgegevens	Notaris + apostille
Aanvraag van het staatsburgerschap	Strafregister- en archiefgegevens	Notaris + apostille
Beroepsvergunning en licentie	Verschilt per instantie	Notarieel gewaarmerkt

Verschillen per land

Bij aanvragen in Australië is een door NAATI geaccrediteerde vertaler verplicht en controleert de immigratiedienst nauwgezet hoe recent het document is. In Canada wordt een vertaler gevraagd die is aangesloten bij de vertalersvereniging van de provincie; is dat niet het geval, dan wordt aan de vertaling een verklaring onder ede toegevoegd, en omdat de apostilleregeling daar onlangs is gewijzigd, moet de actuele stand aan de officiële lijst worden getoetst. In Duitsland worden een vertaling door een vertaler die voor de rechtbank de eed heeft afgelegd en een apostille samen verlangd. De bijzonderheden staan in onze landengids.

Veelgemaakte fouten bij dit document

• Alleen de strafregistergegevens opvragen terwijl om de archiefgegevens wordt gevraagd.
• Het document aan het begin van het dossier opvragen en zo het geldigheidsvenster opgebruiken.
• Voor de apostille naar het Turkse provinciebestuur gaan; bij een gerechtelijk document ligt de bevoegdheid bij het gerechtsgebouw.
• Proberen een apostille te krijgen met de afdruk uit e-Devlet met QR-code.
• Namen van strafbare feiten en straffen gelijkstellen aan de begrippen van het land van bestemming.
• Het verificatienummer niet in de vertaling vermelden.

Zet de volgorde goed neer en verlies geen tijd

Bij het strafregisterbewijs hangt het resultaat nog vóór de kwaliteit van de vertaling af van de timing. Laat u ons weten om welk land van bestemming het gaat en wanneer u de aanvraag indient, dan plannen wij samen in welke fase u het document moet opvragen en welke lagen van waarmerking worden verlangd. De taalopties vindt u op onze talenpagina, de gegevens per stad op onze provinciepagina; voor uw dossier kunt u het offerteformulier gebruiken.

De onderstaande uiteenzetting vat het gebruikelijke proces samen; voor hetzelfde document kunnen verschillende instanties een andere waarmerking verlangen. De uiteindelijke eis wordt bepaald door de instantie waar u de aanvraag indient; stem dit vooraf af.