Vertaling van Turkse geboorte- en huwelijksakte

De vertaling van deze documenten lijkt op het eerste gezicht eenvoudig: een paar regels gegevens, een paar data, een paar namen. In werkelijkheid is dit door de schrijfwijze van de namen, door de plaatsnamen en door de terminologie van de burgerlijke staat de documentgroep die het vaakst wordt afgewezen. Eén letter verschil leidt hier namelijk tot de conclusie dat het om iemand anders gaat.

Meertalige standaardformulieren: wanneer een vertaling niet nodig is

Op grond van de internationale verdragen over de burgerlijke staat waarbij ook Türkiye partij is, kan de Turkse dienst voor bevolkingszaken geboorte- en huwelijksregistraties opstellen op een meertalig standaardformulier. Op die formulieren zijn de veldnamen in meer dan één taal gedrukt en zijn de velden genummerd; de buitenlandse ambtenaar die het document beoordeelt, kan in de lijst met veldnamen in zijn eigen taal aflezen wat elk vak betekent.

Deze documenten worden in de verdragslanden meestal aanvaard zonder dat daarnaast een vertaling en een apostille worden gevraagd. Precies daarom wordt u bij de aanvraag van het document gevraagd of u een “internationaal” exemplaar wenst. Is het land van bestemming geen partij bij het verdrag of past de instantie waar u de aanvraag indient haar eigen regel toe, dan geldt de klassieke weg: het Turkse document, een Turkse beëdigde vertaling en zo nodig een apostille.

Het praktische advies luidt: vraag vóór het aanvragen van het document aan de ontvangende instantie of zij het meertalige formulier aanvaardt. Zo ja, dan kunnen zowel de vertaling als de apostille komen te vervallen. Zo nee, dan is het sneller om een Turks exemplaar aan te vragen en de procedure meteen goed op te zetten dan om achteraf een tweede document te laten afgeven.

De schrijfwijze van de naam: wat één letter verschil kost

De letters ç, ğ, ı, ö, ş en ü uit het Turkse alfabet bestaan in veel doeltalen niet. Bij het vertalen van het document lijkt het op het eerste gezicht redelijk om die letters te vereenvoudigen – van Şükrü Sukru te maken en van Çağla Cagla. De naam moet echter in alle documenten worden geschreven zoals in het paspoort; anders ontstaat de indruk dat er twee verschillende personen zijn.

De juiste aanpak is de naam in de oorspronkelijke Turkse vorm te behouden en die exact te laten samenvallen met de schrijfwijze in het paspoort. Dezelfde regel geldt voor de namen van de moeder, de vader en de echtgenoot. Is de achternaam door een huwelijk gewijzigd, dan stelt het weergeven van zowel de oude als de nieuwe achternaam in de vorm waarin die in het document staat, de instantie in staat de identiteitsketen te leggen.

Bij plaatsnamen geldt de omgekeerde regel: de naam van de provincie, het district of het dorp van de geboorteplaats wordt niet vertaald. “Karadeniz Ereğli” is een plaatsnaam, de betekenis daarvan wordt niet weergegeven. Alleen het soort bestuurlijke eenheid – provincie, district, dorp, wijk – wordt in de doeltaal toegelicht. Namen van dorpen en wijken kunnen in het verleden zijn gewijzigd; wat in het document staat, blijft behouden.

Begripsverschillen bij huwelijksdocumenten

Van wie in het buitenland gaat trouwen, wordt meestal een verklaring van huwelijksbevoegdheid gevraagd; dat is een apart document waaruit blijkt dat er geen wettelijk beletsel voor het huwelijk bestaat, en het mag niet worden verward met het uittreksel uit het huwelijksregister. Het ene legt een huwelijk uit het verleden vast, het andere maakt een huwelijk in de toekomst mogelijk.

Ook het Turkse familieboekje is op zichzelf niet overal een aanvaard document. Omdat het een klein boekje met meerdere bladzijden is dat met de hand ingevulde gegevens kan bevatten, moet in de vertaling duidelijk worden aangegeven welke bladzijde welke gegevens draagt. Er wordt genoteerd dat de lege bladzijden leeg zijn, wat de ingevulde bladzijden bevatten en waar de stempels staan.

Is er sprake van een echtscheiding, dan is de aantekening bij de registratie van doorslaggevend belang. In die aantekening staan de datum van de echtscheidingsuitspraak, de rechtbank en het zaaknummer; wordt die regel overgeslagen, dan lijkt de betrokkene nog gehuwd en wordt de aanvraag voor een nieuw huwelijk afgewezen. Omdat de aantekening in klein korps en met afkortingen is geschreven, wordt zij bij het scannen makkelijk over het hoofd gezien.

Ook de instantie waar het huwelijk tot stand is gekomen, moet worden weergegeven. In Türkiye wordt het huwelijk voltrokken door de Turkse huwelijksambtenaar van het stadsbestuur; omdat in sommige landen van bestemming een huwelijk langs religieuze weg of via de rechter tot stand komt, wil de ambtenaar zien welke instantie het document heeft ondertekend. Wordt de aanduiding “evlendirme memurluğu” met een vage vertaling afgedaan, dan roept dat onnodige vragen op over het officiële karakter van het huwelijk.

De omgekeerde richting: inschrijving van een in het buitenland geboren kind

De documentstroom loopt niet altijd van Türkiye naar buiten. Om een in het buitenland geboren kind in het Turkse familieregister te laten opnemen, wordt de geboorteakte die door de bevolkingsautoriteit van het geboorteland is afgegeven naar Türkiye gebracht. Dat document wordt in het land van herkomst van een apostille voorzien, in Türkiye door de Turkse beëdigde vertaler vertaald en door de notaris gewaarmerkt.

Het probleem dat zich in deze richting het vaakst voordoet, is dat de naam van het kind in het document van het land van herkomst met het alfabet van dat land is geschreven. De letters waarmee de naam in de Turkse bevolkingsregistratie wordt opgenomen, bepalen het paspoort dat het kind later krijgt en al zijn overige documenten. Daarom wordt die keuze één keer gemaakt en in elk volgend document in dezelfde vorm aangehouden.

Dezelfde logica geldt voor de inschrijving in Türkiye van in het buitenland gesloten huwelijken. De buitenlandse huwelijksakte wordt samen met de apostille en de gewaarmerkte vertaling ervan bij de Turkse dienst voor bevolkingszaken ingediend; de naam, de geboorteplaats en de nationaliteit van de echtgenoot worden opgenomen zoals zij in het document staan.

Welk document, waarvandaan en met welke waarmerking

Document	Afgegeven door	Gebruikelijke toepassing	Waarmerkingsniveau
Turks uittreksel uit het geboorteregister	De Turkse dienst voor bevolkingszaken	Nationaliteit, gezinshereniging	In Türkiye beëdigd + apostille
Internationale geboorteakte	De Turkse dienst voor bevolkingszaken	Rechtstreekse indiening in de verdragslanden	Meestal niet nodig
Turks uittreksel uit het huwelijksregister	De Turkse dienst voor bevolkingszaken	Partnervisum, verblijf	In Türkiye beëdigd + apostille
Verklaring van huwelijksbevoegdheid	De Turkse dienst voor bevolkingszaken	Huwelijk in het buitenland	Notaris + apostille
Turks familieboekje	De Turkse dienst voor bevolkingszaken	Ondersteunend document	In Türkiye beëdigde vertaling

Verschillen per land

In Duitsland aanvaarden de Duitse bureaus van de burgerlijke stand (Standesamt) de vertaling alleen van een vertaler die voor de rechtbank de eed heeft afgelegd, en willen zij het origineel met apostille zien; bij dossiers voor gezinshereniging worden deze twee voorwaarden samen gesteld. Omdat in Nederland de immigratiedienst en de onderwijsinstellingen verschillende documentensets vragen, kunnen van dezelfde geboorteakte twee afzonderlijke exemplaren nodig zijn; bovendien is vereist dat de vertaler in het officiële Nederlandse register is ingeschreven. In de Verenigde Staten bestaat geen instelling van vertalers die een eed afleggen; de immigratiedienst acht de ondertekende verklaring van juistheid bij de vertaling voldoende. U vindt deze verschillen per land in onze landengids.

Veelgemaakte fouten bij deze documenten

• De naam met andere letters schrijven dan in het paspoort; bij documenten uit het bevolkingsregister is dat de meest voorkomende afwijzingsgrond.
• De aantekening over een echtscheiding of een naamswijziging over het hoofd zien.
• Proberen de geboorteplaats te vertalen; plaatsnamen worden overgenomen, niet vertaald.
• Een Turks exemplaar aanvragen terwijl een meertalig internationaal exemplaar mogelijk was en zo onnodige kosten voor vertaling en apostille veroorzaken.
• Data laten staan zonder ze aan de volgorde van het land van bestemming aan te passen; de datum 03.07.2019 valt bij een ambtenaar die maand-dag leest op een andere dag.
• Alleen de eerste bladzijde van het Turkse familieboekje laten vertalen en de bladzijden met stempels weglaten.

Denk aan uw gezinsdossier als geheel

Geboorte- en huwelijksakten worden vrijwel nooit alleen ingediend; samen met het Turkse uittreksel uit het bevolkingsregister, het paspoort en meestal het Turkse uittreksel uit het strafregister vormen zij één geheel. Dat de namen, de data en de plaatsnamen binnen dat geheel op één manier zijn geschreven, zorgt ervoor dat het dossier snel vordert. De doeltalen vindt u op onze talenpagina en onze werkwijze op onze prijzenpagina; uw documenten kunt u via het offerteformulier aan ons doorgeven.

Deze tekst geeft het algemene kader; of een apostille of een notariële waarmerking nodig is, hangt af van de instantie waar u de aanvraag indient. Het veiligst is om vóór het begin van de procedure schriftelijke bevestiging bij de betrokken afdeling te vragen.