Turkse beëdigde vertaling

In Türkiye ontstaat de titel van beëdigd vertaler doordat een vertaler zijn talenkennis ten overstaan van een notaris verklaart en de notaris die verklaring in een proces-verbaal vastlegt. De bevoegdheid is verbonden aan het notariskantoor waar dat proces-verbaal is opgemaakt. Daarom betekent de uitdrukking “beëdigd vertaler” in Türkiye iets anders dan in andere landen, en verschilt de betekenis ook van instantie tot instantie.

Wat onderscheidt de Turkse beëdigde vertaling van de andere vormen van waarmerking?

In de praktijk worden drie begrippen het vaakst door elkaar gehaald: de Turkse beëdigde vertaling, de notarieel gewaarmerkte vertaling en de geapostilleerde vertaling. Het zijn geen alternatieven van elkaar, maar lagen die op elkaar stapelen. Een document kan alleen een Turkse beëdigde vertaling hebben; het kan Turks beëdigd en daarnaast notarieel gewaarmerkt zijn; of daar bovenop kan nog een apostille zijn toegevoegd. Tot welke laag u gaat, bepaalt niet het document maar de instantie waar u het indient.

Laag	Wie voert het uit	Wat wordt bevestigd	Wanneer gebruikelijk gevraagd
Turkse beëdigde vertaling	Vertaler met een eedproces-verbaal in Türkiye	De overeenstemming van de vertaling met het origineel	Interne procedures, voorbeoordeling, bijlagen bij een aanvraagdossier
Notariële waarmerking	Notariskantoor	De echtheid van de handtekening van de vertaler	Indiening bij een officiële dienst, Turkse eigendomsakte, huwelijk, procesdossier
Apostille	Turks provinciebestuur of Turkse justitiecommissie	De bevoegdheid van de waarmerkende instantie	Gevallen waarin het document in het buitenland wordt gebruikt
Consulaire legalisatie	De vertegenwoordiging van het betrokken land	De laatste schakel van de keten	Landen die niet bij het apostillestelsel zijn aangesloten

Het praktische gevolg van deze tabel is dit: een laag te veel verhoogt de kosten en de doorlooptijd, terwijl een laag te weinig ertoe leidt dat het dossier terugkomt. Om de juiste laag te kiezen, moet de eigen schriftelijke eis van de instantie waar u het document indient bepalend zijn. Welk stelsel van waarmerking het land van bestemming hanteert, kunt u vergelijken in onze landengids.

Wie heeft een Turkse beëdigde vertaling nodig?

De vraag concentreert zich in vier typische profielen. Het eerste zijn particulieren die in het buitenland een aanvraag doen voor studie, werk of verblijf; het diploma, de cijferlijst, het Turkse uittreksel uit het bevolkingsregister en het Turkse uittreksel uit het strafregister vormen het kerndossier van deze groep. Het tweede zijn buitenlandse staatsburgers die in Türkiye procedures voeren; een buitenlands paspoort, een geboorteakte en in het buitenland opgemaakte volmachten worden niet aanvaard zonder vertaling in het Turks.

De derde groep zijn ondernemingen. Het oprichten van een deelneming in het buitenland, deelname aan een aanbesteding, een bankkrediet of contracten die met een buitenlandse partner worden gesloten vragen om een Turkse beëdigde vertaling. De vierde groep zijn advocatenkantoren en rechtbanken; elk anderstalig document dat in een procesdossier komt, komt daarin samen met de Turkse beëdigde vertaling ervan.

Al lijken deze vier profielen dezelfde dienst af te nemen, hun verwachtingen verschillen. Voor de particulier is de voorspelbaarheid van de doorlooptijd bepalend; voor de onderneming staat de consistentie van de terminologie voorop en voor het advocatenkantoor de vertrouwelijkheid en de volledigheid van het dossier. Hoe elk document bij elk profiel wordt behandeld, bespreken wij stuk voor stuk in onze documentgids.

Hoe verloopt het proces?

1. Beoordeling van het document. De leesbaarheid van het document, het aantal pagina’s, de stempels erop en de handgeschreven gedeelten worden gecontroleerd. Een vervaagd stempel leidt ertoe dat in de vertaling de aantekening “onleesbaar” wordt opgenomen, en die aantekening is bij sommige instanties een reden tot weigering.
2. Besluit over omvang en laag. Er wordt verduidelijkt of alleen een Turkse beëdigde vertaling nodig is, of daarnaast ook een notariële waarmerking, of daarbovenop nog een apostille. Wordt deze stap overgeslagen, dan is het verlies dat zich het vaakst voordoet dat een afgerond dossier opnieuw in behandeling moet.
3. Vertaling. Er wordt een vertaler ingezet die het documenttype beheerst. Namen, data, getallen en plaatsnamen worden overgenomen precies zoals ze op het document staan; er wordt niet geïnterpreteerd.
4. Controle. Een tweede persoon vergelijkt de vertaling regel voor regel met het originele document. Wat in deze fase wordt gezocht is niet de stijl, maar de consistentie van de cijfers en de namen.
5. Handtekening, stempel en levering. De vertaling wordt samen met de verklaring van de vertaler ondertekend en gestempeld. Is een notariële waarmerking nodig, dan gaat het dossier naar het notariskantoor.

Kwaliteitsborging: wat garandeert de handtekening precies?

De handtekening van de vertaler is de verklaring dat de vertaling dezelfde inhoud draagt als het originele document. Zij is geen verklaring dat het document zelf juist of geldig is. Ook van een vals diploma kan een Turkse beëdigde vertaling worden gemaakt; de handtekening zegt alleen dat de vertaling dat diploma getrouw weergeeft. Dat onderscheid verklaart waarom instanties soms ook het origineel van het document willen zien.

In de praktijk wordt de kwaliteit op drie plaatsen gemeten: de foutloze weergave van eigennamen en cijfers, het behoud van de opmaak van het document en de aansluiting van de termkeuze op de taal van de ontvangende instantie. Raakt in een Turks uittreksel uit het bevolkingsregister de volgorde van de veldnamen verstoord, dan kan de medewerker de vergelijking niet maken en het dossier weigeren, ook al is de vertaling taalkundig onberispelijk.

Het derde criterium zijn de elementen die wel op het document staan maar geen tekst zijn. Stempelafdrukken, hologrammen, streepjescodes, vervaagde zegels en met de hand bijgeschreven aantekeningen worden in de vertaling tussen vierkante haken beschreven weergegeven. Worden die elementen overgeslagen, dan ontstaat de indruk dat de vertaling niet volledig met het originele document overeenkomt en verzwakt dat het vertrouwen van de beoordelende medewerker.

Vorm van levering: een digitaal exemplaar geldt niet overal

Een Turkse beëdigde vertaling kan op papier met een natte handtekening of in elektronische vorm worden geleverd. De plekken waar die twee vormen worden aanvaard zijn echter niet dezelfde. In Türkiye verloopt een belangrijk deel van de officiële procedures nog altijd via het exemplaar met natte handtekening; daartegenover aanvaarden veel universiteiten en migratie-instanties in het buitenland in de eerste fase een gescand exemplaar en vragen zij het origineel pas bij de inschrijving.

Dat onderscheid werkt rechtstreeks door in de planning. Bij een aanvraag waarbij elektronische levering wordt aanvaard, wordt het proces enkele stappen korter. Is een exemplaar met natte handtekening nodig, dan wordt ook de verzendtijd onderdeel van de planning, en gaat het om verzending naar het buitenland, dan kan die tijd de langste post van de opdracht zijn. Daarom hoort de vraag “in welke vorm wordt het aanvaard” bij de vragen die vóór de start van het werk moeten worden gesteld.

Ook het aantal exemplaren moet in diezelfde fase worden bepaald. Een gewaarmerkt exemplaar blijft bij de instantie waar het is ingediend en wordt niet teruggegeven. Levert u hetzelfde document bij drie verschillende instanties in, dan is meteen drie exemplaren laten maken zowel sneller als voordeliger dan hetzelfde traject later een tweede keer doorlopen.

Wat bepaalt de prijs?

Bij een Turkse beëdigde vertaling komt de prijs niet uit één post voort, maar uit de combinatie van vier variabelen. De eerste is de omvang en bij officiële documenten wordt die meestal in tekens of pagina’s gemeten. De tweede is de talencombinatie: bij talen met een ruim aanbod daalt de kostprijs per eenheid, bij talen waarin weinig vertalers werken stijgt die. De verschillen per taal ziet u op onze taalpagina’s.

De derde variabele is de laag van waarmerking. De notariële waarmerking is een aparte post die losstaat van het vertaaltarief en onder een officieel tarief valt; zij maakt geen deel uit van de prijsstelling van het bureau. De vierde variabele is de spoedeisendheid. De actuele prijsmarges en wat er in de prijs is inbegrepen, publiceren wij uitgebreid op de prijzenpagina.

Veelvoorkomende situaties

• Vertalen op basis van een fotokopie. De meeste instanties verlangen dat de vertaling berust op een document waarvan het origineel is gezien. Een vertaling die op een fotokopie berust, kan bij de notaris problemen opleveren.
• Inconsistentie in de schrijfwijze van de naam. Wijkt de schrijfwijze in het paspoort af van die op het diploma, dan moet in de vertaling uitdrukkelijk worden vermeld welke is aangehouden; anders lijken de twee documenten van verschillende personen te zijn.
• Documenten van oude datum. Sommige instanties stellen een grens aan de datum waarop het document is opgemaakt. Ook al is de vertaling nieuw, het document kan als oud gelden.
• Losse pagina’s bij documenten van meerdere pagina’s. Vertalingen waarvan de pagina’s ongebonden worden geleverd, worden niet aanvaard door instanties die eenheid eisen.

Weet u niet zeker tot welke laag uw document moet worden gewaarmerkt, dan is elk antwoord dat zonder het document te zien wordt gegeven een gok. Stuurt u het document via het offerteformulier, dan verduidelijken wij eerst wat de ontvangende instantie verwacht en delen wij daarna de omvang schriftelijk met u.

De onderstaande uiteenzetting vat de gebruikelijke praktijk samen; de werkwijze van instanties kan verschillen. Vooraf verduidelijken welke vorm de instantie verlangt, voorkomt dubbel werk achteraf.