Notarieel gewaarmerkte vertaling

De notariële waarmerking is daarom geen kwaliteitsstempel, maar een identiteitsstempel. Voor de juistheid van de vertaling is de vertaler verantwoordelijk; de notaris legt alleen vast bij wie die verantwoordelijkheid ligt. Dat is ook de reden waarom instanties om een notariële waarmerking vragen: bij een geschil mag niet onduidelijk blijven wie de aanspreekbare partij is.

Voor welke documenten wordt een notariële waarmerking gevraagd?

De algemene regel luidt: doet het document een recht ontstaan, bewijst het een status of brengt het een verplichting mee, dan zijn instanties geneigd een notariële waarmerking te verlangen. Bij teksten met een informatief doel, bij promotiemateriaal en bij interne correspondentie wordt doorgaans geen waarmerking gevraagd.

Documentgroep	Voorbeelden	Behoefte aan waarmerking
Documenten over de persoonlijke staat	Turks uittreksel uit het bevolkingsregister, Turkse geboorteakte en huwelijksakte, Turks uittreksel met vermelding van gebeurtenissen	Vrijwel altijd
Onderwijsdocumenten	Diploma, cijferlijst, bewijs van inschrijving	Verschilt per instantie; vaak bij aanvragen voor erkenning van gelijkwaardigheid
Zakelijke documenten	Turkse handtekeningcirculaire, bewijs van bedrijfsactiviteit, statuten, volmacht	Vrijwel altijd
Gerechtelijke documenten	Rechterlijke uitspraak, Turks uittreksel uit het strafregister, processtuk	Vrijwel altijd
Technische en promotionele teksten	Gebruikershandleiding, catalogus, websitetekst	Meestal niet nodig

De regel “verschilt per instantie” in de tabel is de plek waar de meeste tijd verloren gaat. Hetzelfde diploma wordt door de ene universiteit alleen met een Turkse beëdigde vertaling aanvaard, terwijl een andere instantie het zonder notariële waarmerking niet in behandeling neemt. De details per document verzamelen wij in onze documentgids.

Hoe wordt de keten opgebouwd?

Een notarieel gewaarmerkte vertaling is een fysieke keten die op de natte handtekening berust, en ontbreekt één schakel, dan breekt de keten. De volgorde is deze: een geldig origineel document, een getrouwe vertaling daarvan, de handtekening en het stempel van de vertaler en vervolgens de bevestiging door de notaris. Elke schakel veronderstelt de vorige; achteraf terugkeren om iets te herstellen is meestal niet mogelijk.

In de praktijk wordt verwacht dat het origineel of een gewaarmerkt afschrift aan het notariskantoor wordt overgelegd. De vertaler stelt de vertaling op onder verwijzing naar het originele document; het notariskantoor legt de vertaling en de onderliggende stukken samen vast. Daarom moet ook bij opdrachten waarbij op een digitaal toegezonden scan wordt voortgebouwd, het origineel bij de levering beschikbaar zijn.

Stappen in het proces

1. Het origineel of een gewaarmerkt afschrift van het document wordt verkregen; er wordt gecontroleerd op ontbrekende pagina’s, onleesbare stempels en doorhalingen.
2. De eis van de ontvangende instantie wordt verduidelijkt: is alleen een vertaling nodig, een notariële waarmerking of daarbovenop een apostille.
3. De vertaling wordt gemaakt door een vertaler die bij het documenttype past en gaat door een tweede lezing.
4. De vertaler ondertekent en stempelt de vertaling; de verklaring van de vertaler wordt aan de vertaling toegevoegd.
5. Het dossier wordt aan het notariskantoor voorgelegd; de notaris vergelijkt de handtekening van de vertaler met de gegevens in zijn eigen register en bevestigt haar.
6. Het gewaarmerkte exemplaar wordt geleverd. Is het bestemd voor gebruik in het buitenland, dan volgt de fase van de apostille.

Waarop richt de kwaliteitsborging zich?

Bij een vertaling die naar de notaris gaat, is de controlelijst volstrekt anders dan bij een literaire tekst. De volgorde van belang is deze: cijfers, data, eigennamen, documentnummers, een volledige beschrijving van de stempel- en handtekeningvelden en behoud van de bladspiegel. Wordt bij een datum de volgorde van dag en maand verwisseld, dan is het gevolg veel zwaarder dan bij een stijlfout.

Het tweede aandachtspunt zijn de elementen die wel op het document staan maar geen tekst zijn. Stempels, hologrammen, streepjescodes en handgeschreven aantekeningen worden in de vertaling tussen vierkante haken beschreven weergegeven. Worden die elementen overgeslagen, dan ontstaat de indruk dat de vertaling niet volledig met het originele document overeenkomt.

Waarom is het zien van het origineel zo belangrijk?

Het onderwerp dat bij een notarieel gewaarmerkte vertaling de meeste discussie oplevert, is de vraag op welk document de vertaling berust. Instanties onderscheiden drie situaties: een document waarvan het origineel is gezien, een afschrift waarvan de gelijkvormigheid met het origineel is bevestigd en een gewone fotokopie. Deze drie wegen in een officiële procedure niet even zwaar, en welke volstaat, bepaalt de instantie die het document in ontvangst neemt.

Het probleem dat zich in de praktijk het vaakst voordoet is dit: de aanvrager stuurt een scan van zijn document, de vertaling wordt afgerond en in de fase van de waarmerking blijkt dat ook het origineel moet worden overgelegd. Ligt het document in een andere stad of in het buitenland, dan staat het proces dagenlang stil. Daarom moet ook bij opdrachten die met een scan beginnen aan het begin worden gevraagd waar het origineel zich bevindt en wanneer het beschikbaar is.

Sommige documenten worden elektronisch opgemaakt en met een QR-code geverifieerd. Bij die documenten werkt het begrip “origineel” anders; de afdruk van het document heeft betekenis samen met het online verificatieadres. Bij dit soort documenten is het van belang dat ook de verificatiegegevens in de vertaling worden overgenomen, zodat de ontvangende instantie het document kan bevestigen.

Hoe wordt de vertaling van een document van meerdere pagina’s tot een geheel gemaakt?

Bij een Turks uittreksel uit het bevolkingsregister van één pagina levert dat geen problemen op; bij statuten van twintig pagina’s of bij een cijferlijst over veel perioden is de eenheid van de pagina’s een onderwerp op zich. Worden de pagina’s van de vertaling ongebonden geleverd, dan kan dat bij instanties die eenheid eisen een reden tot weigering zijn. Dat de paginanummering met die van de bron overeenkomt, wordt in dezelfde mate verwacht.

Het tweede punt is de koppeling tussen het originele document en de vertaling. De instantie moet zonder aarzeling kunnen zien welke vertaling bij welk document hoort. Daarom wordt de vertaling samen met het document waarop zij berust tot één geheel samengevoegd. Later pagina’s toevoegen of weglaten maakt de geldigheid van de waarmerking betwistbaar.

Een derde punt bij lange documenten zijn de tabellen en de schema’s. Bij cijferlijsten en financiële overzichten gaat het behoud van de kolomstructuur vóór de leesbaarheid van de vertaling; de ambtenaar vergelijkt regel voor regel. Een vertaling waarin kolommen van plaats zijn gewisseld of regels zijn samengevoegd, bemoeilijkt de controle en verlengt de behandeltijd van het dossier, ook al bevat zij de juiste gegevens.

Hoe komt het tarief tot stand?

Bij een notarieel gewaarmerkte vertaling zijn er twee afzonderlijke posten en die mogen niet door elkaar worden gehaald. De eerste is het honorarium voor de vertaaldienst; dat verschilt naar omvang, talencombinatie en documenttype. De tweede is het notaristarief en dat is geen prijs die het bureau vaststelt. De notariskosten vallen onder een officieel tarief en zijn in heel Türkiye gelijk.

Zoeken naar “de goedkoopste notaris” heeft dus geen zin; tussen notariskantoren bestaat geen tariefverschil. Het enige wat verschil maakt, is de omvang aan de kant van de vertaling. Hoe de post voor de vertaling wordt berekend, vindt u op de prijzenpagina en in welke steden u terechtkunt op de provinciepagina.

Veelvoorkomende situaties

• De apostille in de verkeerde volgorde aanvragen. In sommige gevallen moet de apostille op het originele document worden geplaatst, in andere gevallen op de notarieel gewaarmerkte vertaling. Klopt de volgorde niet, dan wordt de procedure van voren af aan herhaald.
• Een in het buitenland opgemaakt document. Om een document dat door een buitenlandse instantie is opgemaakt in Türkiye te kunnen gebruiken, wordt verwacht dat het in het eigen land is gewaarmerkt. Een notaris in Türkiye bevestigt de bevoegdheid van een buitenlandse instantie niet.
• Hetzelfde document bij meerdere instanties indienen. Het gewaarmerkte exemplaar blijft bij de instantie. Dient u bij drie instanties in, dan is meteen drie exemplaren aanvragen sneller dan de procedure later opnieuw doorlopen.
• Wisseling van vertaler. De waarmerking is verbonden aan de vertaler die de handtekening heeft gezet. Zelfs de kleinste correctie die later in de tekst wordt aangebracht, maakt de waarmerking ongeldig en het proces wordt opnieuw doorlopen.

Wilt u vooraf zien welke stappen uw dossier doorloopt, stuur de documenten dan via het offerteformulier; wij delen de lijst met stappen en het benodigde aantal exemplaren schriftelijk met u.

Deze tekst geeft het algemene kader; de details verschillen per procedure. Het is verstandig de geldende voorwaarden bij een officiële bron te controleren.