Vertaling van diploma en cijferlijst

De documenten worden opgesteld door de studentenadministratie van de universiteit waar iemand is afgestudeerd, en voor het voortgezet onderwijs door de betrokken onderwijsdirectie en de schoolleiding. De afgelopen jaren zijn veel instellingen versies met een elektronische handtekening en een QR-code gaan afgeven; dat is een voordeel voor de verifieerbaarheid, maar het brengt bij de vertaling een extra verantwoordelijkheid mee.

Omrekening van het cijfersysteem: de belangrijkste technische kwestie

In Türkiye wordt in het hoger onderwijs doorgaans een vierpuntsschaal gebruikt en in het voortgezet onderwijs een honderdpuntsschaal; de lettercijfers (AA, BA, BB…) en hun numerieke equivalenten kunnen per instelling verschillen. De schalen van de landen van bestemming zijn heel anders: in Duitsland is 1 het beste en 5 onvoldoende; het Verenigd Koninkrijk werkt met een classificatielogica; de Verenigde Staten gebruiken een GPA op een vierpuntsschaal, maar met andere lettergrenzen.

De gouden regel luidt hier: de vertaler rekent cijfers niet om. Het werk van de vertaler bestaat erin het cijfer dat in het document staat en de schaaltoelichting van de instelling zelf volledig in de doeltaal weer te geven. Het omrekenen van het cijfer naar de schaal van het land van bestemming valt onder de bevoegdheid van de instantie die de gelijkwaardigheid beoordeelt. Een omrekening die de vertaler te goeder trouw uitvoert, maakt van het document een vervalsing en brengt het dossier in gevaar.

Daarom mogen de schaaltoelichting op de achterzijde of onder aan de cijferlijst, de voetnoten bij de tabel en de vermelding van het slaagcijfer nooit worden overgeslagen. Dat kader is het enige wat de beoordelaar nodig heeft om de omrekening zelf te kunnen maken.

Ook het decimaalteken is een stille valkuil. In het Turkse document staat het algemene gemiddelde met een komma geschreven als “3,42”; een Engelstalige beoordelaar kan diezelfde reeks voor een duizendtalteken aanzien of aarzelen omdat hij aan de schrijfwijze met een punt gewend is. Numerieke velden moeten daarom worden weergegeven volgens de schrijfgewoonte van de doeltaal, maar zonder dat de waarde wordt gewijzigd.

Leesbaarheid van de vaknamen voor de instantie die de gelijkwaardigheid beoordeelt

Op de cijferlijst staan de vaknamen vaak afgekort: “Mat II”, “Genel Fiz. Lab.”, “MTP 302”. Die afkortingen spreken binnen de opleiding in Türkiye voor iedereen vanzelf; voor een buitenlandse specialist zijn het betekenisloze reeksen. Een goede vertaling schrijft de afkorting voluit en behoudt zo nodig de vakcode.

De tweede kwestie is de juiste keuze van de vakterminologie. Is “İşletme” bedrijfskunde of management, is “Mühendislik Fakültesi Bilgisayar Mühendisliği” technische informatica of informatietechnologie – die keuzes bepalen rechtstreeks op welk onderdeel van haar eigen curriculum de ontvangende instelling het vak laat aansluiten. Hoe herkenbaarder de vaknaam, hoe soepeler de overdracht van studiepunten verloopt.

Staan de AKTS-studiepunten (ECTS) als aparte kolom vermeld, dan blijven zij altijd behouden; instellingen in Europa kijken meer naar AKTS dan naar de lokale studiepunten. Het door elkaar halen van de kolommen met studiepunten en met contacturen kan de studielast van de student lager doen lijken dan die in werkelijkheid is.

Ook de structuur van de cijferlijst moet behouden blijven. De koppen per semester, de herkanste vakken, de vrijstellingen, de vakken die bij een overstap naar een andere opleiding zijn meegenomen en de semestergemiddelden vormen samen de leeslogica van het document. Een vertaling van een cijferlijst waarin de kolommen tot één platte lijst zijn samengevoegd, vertraagt de beoordeling ook wanneer zij technisch volledig is; de specialist wil dezelfde gegevens naast elkaar zien zoals in het origineel.

Het diploma en het getuigschrift van afstuderen zijn niet hetzelfde

Het voorlopige getuigschrift van afstuderen dat in afwachting van de diploma-uitreiking wordt afgegeven, komt niet in de plaats van het diploma; er staat meestal een geldigheidsduur op. Sommige buitenlandse universiteiten nemen dit document met een voorwaardelijke toelating in behandeling, andere aanvaarden het helemaal niet. Het diplomasupplement (Diploma Supplement) is een apart document dat de inhoud, de duur en het niveau van het programma beschrijft en wordt bij Europese aanvragen meestal gevraagd.

Bij aanvragen om erkenning van gelijkwaardigheid wordt vaak nog een vierde document gevraagd: de vakinhouden, dus het curriculum. Dat is een dossier met per vak op de cijferlijst de wekelijkse onderwerpen en de literatuurlijst, vaak tientallen pagina’s lang. Door de omvang komt het meestal als laatste in gedachten; toch kan de instantie zonder dit dossier geen besluit nemen over de beroepsmatige gelijkwaardigheid en wordt de procedure opgeschort.

Aan de kant van het voortgezet onderwijs is het van belang dat naast het diploma ook het schooltype juist wordt weergegeven. Anadolu lisesi, meslek lisesi, imam hatip lisesi en fen lisesi zijn onderling verschillende programma’s; ze alle met één algemene term weergeven maakt het gewicht van de gevolgde opleiding onzichtbaar. Het schooltype, het afstudeergebied en, indien vermeld, het profiel en de richting moeten afzonderlijk behouden blijven.

Origineel, afschrift en gescande kopie

Van een diploma bestaat maar één origineel en het is een document dat bij verlies moeilijk te vervangen is; daarom mag het origineel naar geen enkele instantie worden gestuurd. In plaats daarvan wordt een gewaarmerkt afschrift van de universiteit of een notarieel gewaarmerkt afschrift gebruikt. Ook de vertaling wordt op dat afschrift gebaseerd en in de vertaling wordt duidelijk vermeld of het document het origineel dan wel een gewaarmerkt afschrift is.

Bij gescande kopieën is de resolutie op zichzelf een kwaliteitskwestie. Blindstempels, vakcodes in klein korps en met de hand aangebrachte correcties worden onleesbaar op een scan met een lage resolutie. Een veld dat niet leesbaar is, moet in de vertaling als “onleesbaar” worden aangemerkt en die vermelding laat bij de ontvangende instelling een vraagteken achter. Een goede scan maakt alle volgende stappen eenvoudiger.

Waarmerkingsniveau en verschillen per land

Onderwijsdocumenten gelden als administratieve documenten en de apostille wordt afgegeven door het Turkse provinciebestuur of het Turkse districtsbestuur. Bij de overgrote meerderheid van de aanvragen bij buitenlandse universiteiten worden een notarieel gewaarmerkte vertaling en een apostille samen gevraagd; alleen in de toelatingsfase nemen sommige scholen genoegen met een gescande Turkse beëdigde vertaling en vragen zij het origineel pas bij de inschrijving.

De verschillen per land zijn hier heel duidelijk. In Duitsland is bij de beoordeling van de gelijkwaardigheid de indeling in de anabin-databank bepalend; naast de vertaling is ook de positie van uw instelling in die tabel van belang. In de Verenigde Staten bestaat geen stelsel waarin vertalers een eed afleggen, maar wordt de gelijkwaardigheid vastgesteld door een aparte organisatie zoals WES of ECE, en die organisaties kunnen het document rechtstreeks bij de universiteit in een gesloten envelop opvragen. In Italië is naast de vertaling meestal ook een bij het consulaat afgegeven waardeverklaring (Dichiarazione di valore) vereist. Zie voor de details onze landenpagina.

Soort aanvraag	Diploma	Cijferlijst	Waarmerking
Bacheloraanvraag (EU)	Vereist	Vereist	Notaris + apostille
Master / promotie	Vereist	Vereist (met diplomasupplement)	Notaris + apostille
Beoordeling van de gelijkwaardigheid	Vereist	Met de vakinhouden	Notaris + apostille
Sollicitatie	Vereist	Meestal niet vereist	In Türkiye beëdigde vertaling
Erasmus / uitwisseling	Niet vereist	Vereist	Door de instelling gewaarmerkte vertaling

Veelgemaakte fouten bij deze documenten

• Het gemiddelde “omrekenen” naar de schaal van het land van bestemming. Dat is geen vertalen maar beoordelen en het is niet het werk van de vertaler.
• De schaaltoelichting, de voetnoten en de achterzijde niet vertalen.
• De naam van de universiteit en de faculteit vrij vertalen. Heeft de instelling een eigen officiële anderstalige naam, dan moet die worden gebruikt.
• De naam op het diploma anders schrijven dan in het paspoort; in dossiers over gelijkwaardigheid kan dat ene verschil de procedure maandenlang verlengen.
• Bij een elektronisch ondertekend document met QR-code het verificatieadres en de code niet in de vertaling opnemen.
• Het diploma van een dubbele hoofdopleiding of van een nevenrichting vergeten en alleen het hoofddiploma laten vertalen.

Mis uw aanvraagtermijn niet

Bij onderwijsaanvragen zijn de sluitingsdata strikt en wordt de stap van de apostille meestal niet meegerekend. Wanneer u uw diploma en cijferlijst scant en naar ons stuurt, nemen wij samen door welke waarmerkingslagen nodig zijn, in welke taal er moet worden vertaald en of er in uw dossier documenten ontbreken. Zie voor de taalopties onze talenpagina en voor onze werkwijze onze prijzenpagina; uw document kunt u via het offerteformulier aan ons doorgeven.

Deze pagina is bedoeld ter informatie; de vorm van het document en de waarmerkingsketen verschillen naargelang het land waar de procedure plaatsvindt. Wij raden u aan de actuele stand van zaken na te vragen bij de instantie die de procedure uitvoert.